آشنایی با نرم افزار Excell

تعریف صفحه گسترده : صفحه گسترده این امکان را فراهم می نماید که داده ها را بصورت سطرو ستون وارد نمائید .بعد از وارد کردن داده ها عملیاتی نظیر محاسبات ، مرتب سازی و فیلتر نمودن را روی آنها انجام داده، همچنین میتوان این داده ها را چاپ کرده و نمودار هایی بر اساس آنها ایجاد کرد.

انواع صفحه گسترده :

اولین صفحه گسترده VisiCalc در سال 1978 به بازار آمد. این صفحه گسترده از نخستین "برنامه های کاربردی عالی " محسوب میشد. لوتوس 1و2و3 در سال 1983 به بازار آمد و برای مدت طولانی بیشترین سهم بازار را به خود اختصاص داد. کواتروپرو و اکسلExcel در سال 1987 به بازار معرفی شدند که هر دو تحت محیط گرافیکی Windows عمل میکردند.

ورود به محیط Excel :

Excel جزء نرم افزار های گروه Office میباشد . نرم افزار های Office نصبی میباشند. پس به طور پیش فرض در منوی Program قرارمیگیرند. برای ورود به محیط Excel مسیر زیر را طی میکنیم :

Start/ Programs/ Microsoft Excel

آشنایی با محیط Excel

با اجرای Excel پنجره ای باز می شود که شامل اجزاء زیر است:

1- نوار عنوان برنامه (Title Bar)

نواری است که بالاترین پنجره محسوب می شود . این نوار شامل نام محیط (Microsoft Excel) و نام Book و دکمه های هدایت (Caption Button) که شامل دکمه های مربوط به بست ، بزرگ نمایی و کوچک نمایی پنجره می باشد است .

2- فهرست انتخابی اصلی یا نوار منو (MenuBar)

منو به معنی لیست انتخاب می باشد و می توانیم دستور مورد نظر را از منو انتخاب کرده، اجرا کنیم.

3- نوار ابزار (Tool Bar)

در زیر نوار منو، نواری وحود دارد که فرمانهای موجود در منوها را به شکل یک ابزار در اختیار کاربر قرار می دهد. بعضی از این ابزارها ممکن است در منوها وجود نداشته باشد. به طور پیش فرض دو نوار ابزار Standard و Formatting فعال هستند.

4- نوار فرمول (Formula Bar)

از این نوار برای ایجاد، ویرایش و نمایش فرمولها استفاده می کنیم. این نوار مختص محیط Excel می باشد.

5- نوار انتخاب صفحه کاری (Sheet Bar) :

در قسمت پایین پنجره کار پوشه نواری وجود دارد که می توان Sheet مورد نیاز برای کارکردن را انتخاب نمود. برروی این نوار عناوینی مثل Shett2 , Sheet1 و ... وجود دارندکه با Click کردن روی هر کدام، کاربرگ مورد نظر باز خواهد شد.

6- سطر وضعیت (Status Bar) :

در پائین ترین قسمت پنجره ، نواری به نام سطر وضعیت وجود دارد که وضعیت جاری برنامه را نمایش می دهد.

فعال کردن نوار ابزراها :

نوار ابزارها را می توان از دو طریق فعال نمود.

1- از طریق منوی View ، گزینه Toolbar

2- بر روی یکی از نوار ابزارها Right Click کنیم.

فعال کردن نوار فرمول و سطر وضعیت:

برای فعال کردن سطر وضعیت و سطر فرمول (Formula Bar) بر روی منوی View ، Click کرده و در کنار گزینه های مربوط به آنها علامت تیک می زنیم .

اصطلاحات صفحه گسترده Excel

1- فایل صفحه گسترده یا کارپوشه یا Work Book یا Book :

به فایل ها در Excel کارپوشه اطلاق می شود. فایل ها در Excel با پسوند XLS ذخیره می شوند .

2- صفحه کاری با کاربرگ یا Work Sheet یا Sheet :

هر فایل Excel از چندین زیرصفحه تشکیل شده است که به آنها کاربرگ گفته می شود . در حقیقت Book مثل یک پوشه بوده و محل نگهداری چند صفحه با نام Sheet است. یعنی اطلاعاتی که ما وارد می کنیم در Sheet ها وارد می شود به طور پیش فرض هر Book شامل سه Sheet است که به طور پیش فرض با اسامی Sheet1 ، Sheet2 و Sheet3 نامیده شده اند.

3- سطر یا Row :

هر Sheet از چندین ردیف یا سطر تشکیل شده است که معمولاً با شماره های 1 و 2 و ... مشخص می شوند.

4- ستون یا Column :

هر Sheet از چندین ستون تشکیل شده است که معمولاً با حروف الفبای A,B و ... مشخص می شوند .

5- ستون یا Column :

محل برخورد یک سطر و ستون خاص در روی Sheet سبب ایجاد فضایی می شود که به آن سلول گفته می شود . این سلولها می توانند شامل مقادیر عددی، کاراکتری ، شیء و ... باشد.

6- نشانی یا آدرس سلول :

هر سلولی در Sheet با نام یا آدرس خاصی مشخص می شود . برای نوستن آدرس هر سلول ابتدا حرف ستون و سپس شماره آن را می نویسیم . مثلاً آدرس E5 با سلول ستون E در سطر پنجم اشاره می کند .

رفتن سریع به یک آدرس:

برای رفتن سریع به آدرس سلول مورد نظر کافی است در اولین کادر خط فرمول (Name Box ) آدرس سلول را تایپ کرده و Enter کنیم.

اصطلاح :

- Namebox : کادری است در نوار فرمول برای ارجاع سریع به یک آدرس ، نامگذاری سلولها و یا یک محدوده ی خاص

- تایپ فارسی : به طور پیش فرض حروف در Excel ، لاتین تایپ می شوند ، برای اینکه بتوانیم فارسی تایپ کنیم کافی است کلیدهای Alt+Shift سمت راست را همزمان فشار دهیم . با انجام این کار آیکن Language در Task bar ، FA را نمایش می دهد.

- فارسی کردن محیط : فارسی کردن محیط با تایپ فارسی متفاوت است . در حالت پیش فرض ستون عنوان سطرها ( 1، 2 ، 3 و ... ) در سمت چپ صفحه است و ستونها از سمت چپ شروع می شوند . در حقیقت شروع Sheet از سمت چپ است که این نشان دهنده ی لاتین بودن محیط است . برای فارسی کردن آن کافی است بر روی آیکن (Sheet Right-to-left) در نوار ابزار Formatting کلیک کنیم . با انجام این کار عنوان سطرها به سمت راست منتقل شده و ستونها از سمت راست شروع می شوند .

کلمات کلیدی :

Work Book : کارپوشه

Work Sheet : کاربرگ

Cell : سلول

Row : سطر

Column : ستون

وارد کردن Data در انواع داده ها و عملگرها

برای اینکه داده ای را در سلولی وارد کنیم ابتدا باید روی آن سلول کلیک کرده و سپس داده مورد نظر را تایپ کنیم ، یادتان باشد که هنوز این دادة وارد شده پذیرفته نشده است برای پذیرفته شدن این داده پس از تایپ آن یکی از اعمال زیر را انجام می دهیم :

1- Enter : داده پذیرفته شده و سلول جاری به طور پیش فرض سلول زیرین می شود .

2- Tab: داده پذیرفته شده و سلول جاری سلول بعدی می شود.

نکته :

سلول بعدی در زمانی که محیط فارسی باشد سمت راست و زمانی که محیط انگلیسی باشد سلول سمت چپ می شود.

Arrow key : داده پذیرفته شده و سلول با توجه به جهت دکمه فشرده شده یکی از سلولهای اطراف می شود .

داده ها در Excel :

داده ها در محیطExcel می توانند اعداد، حروف، تاریخ، زمان و یادداشت باشند که در زیر به شرح تک تک آنها می پردازیم:

(توجه داشته باشید که با فرمت اطلاعات در آینده بیشتر آشنا می شوید و این قسمت فقط برای آشنایی با انواع اطلاعات می باشد. )

انواع داده ها :

1- اطلاعات عددی

کارکردن با اعداد :

Excel تمام اعداد را یکسان فرض می کند. بنابراین دقت زیادی در نمایش اعداد به صورت مبلغ ، تاریخ و کمیت یا هر شکل دیگری از اعداد ندارد. در Excel اعداد را به دو روش می توان وارد نمود:

1- با استفاده از کلیدهای عددی موجود در بالای حروف

2- با استفاده از کلیدهای موجود در سمت راست صفحه کلید ( در صورتی که اعداد این قسمت کار می کنند که کلید Num Lock روشن باشد.)

علاوه بر ارقام 0 تا 9 نمادهای خاص + و - و ، و . و $ و % و E و e را وارد نمود. که در آینده با مفهوم هر یک از این علائم بیشتر آشنا شویم.

عکس العمل Excel نسبت به عدد تایپ شده :

1- اگر طول عدد از سلول کوچکتر باشد تغییری در سلول داده نمی شود.

2- اگر طول عدد به اندازه چند کاراکتر بزرگتر از سلول باشد اندازه سلول بزرگ شده تا عدد در آن بگنجد.

3- اگر طول اعداد برای خانه مورد نظر بزرگ باشد ظاهراً عدد سلولهای بعدی را اشغال می کند ولی بعد از Enter کردن یکی از اتفاقات زیر روی می دهد :

الف – اعداد در نماد علمی نمایش داده می شوند.

ب- عدد گرد می شود .

ج- سلول با علامت # پر می شود. این حالت زمانی اتفاق می افتد که فرمت سلول General نباشد.

تبدیل داده عددی به متنی :

اگر اعدادی که رقم اول آنها صفر است مثل (01234) تایپ کنیم Excel ، صفر را حذف می کند زیرا صفر قبل از عدد معنی ندارد و یا اگر عدد مثبت را به همراه آن تایپ کنیم (مثل 23 +) ، Excel ، + آن را حذف می کند. همچنین اگر 2/6 را تایپ کنیم سلول 6 مارس را نمایش نمی دهد یعنی آن را تبدیل به فرمت تاریخ می کند برای رفع این مشکلات باید عدد را تبدیل به متن کنیم برای این کار می توانیم یکی از علائم زیر را قبل از عدد بنویسیم :

' (آپستروف) : این علامت باعث می شود عدد به همان صورت و با تراز چپ نوشته شود.

" : این علامت باعث می شود عدد به همان صورت و با تراز راست نوشته شود .

^ : این علامت باعث می شود عدد به همان صورت و با تراز وسط نوشته شود.

= : این علامت باعث می شود سلول با عدد تایپ شده پر شود.

1- داده های متنی : می توانیم هر نوع داده متنی را در سلولهای Excel وارد کنیم.

2- داده های نوع تاریخ : می توانیم بدون تنظیم خاصی داده های نوع تاریخ در سلولهای Excel وارد کنیم ، کافی است در سلول تاریخی با فرمت yy/mm/dd یا yy-mm-dd وارد کنیم ، در آینده با قالب بندی های تاریخ آشنا می شویم . با انجام این کار (-) تبدیل به (/) شده و سال به صورت چهار رقمی (19yy) نمایش داده می شود .

3- داده های نوع زمانی : می توانیم بدون تنظیم خاصی داده های نوع زمان در سلولهای Excel وارد کنیم ، کافی است در سلول تاریخی با فرمت hh:mm:ss وارد کنیم ، در آینده با قالب بندی های زمان آشنا می شویم.

2- اطلاعات متنی :

میتوانیم در سلولهای Excel هر متن دلخواهی را چه به فارسی و چه انگلیسی تایپ کنیم.

توانایی Excel برای در نظر گرفتن اعداد مثل متن :

اگر عددی مثل 2/6 را وارد کنیم ، پس از Enter کردن ، Excel، 6 مارس را نمایش میدهد. یعنی این اعداد را به تاریخ در نظر میگیرد. برای اینکه این اعداد با همین قالب نوشته شد قبل از آن علامت (') آپستروف قرار میدهیم. یعنی بنویسیم ( '6/2 )

3- اطلاعات از نوع تاریخ :

اگر در سلول Excel یک تاریخ به فرم dd-mm-yy یا dd/mm/yy وارد کنیم به طور اتوماتیک قالب سلول تبدیل به قالب تاریخ شده و خط فاصله ها تبدیل به ( / ) شده و سال در چهار رقم نمایش داده میشود.

4- اطلاعات از نوع زمان :

میتوانیم در سلول Excel یک زمان را با فرمت H:M:S وارد کنیم که قالب سلول به طور اتوماتیک زمان میشود.

5- اطلاعات از نوع یادداشت :

این نوع اطلاعات توضیحات یا یادداشتهایی هستند که بر روی سلول ظاهر شده و در مورد آن توضیح میدهند. در مباحث بعدی با نحوه ایجاد توضیحات آشنا میشویم.

توجه:

(کارآموزان گرامی دقت فرمایید که این قسمت فقط برای آشنایی با انواع اطلاعات می باشد و با فرمت اطلاعات در آینده بیشتر آشنا خواهید شد. )

فرمول نویسی در Excel

عملگرها در Excel :

1- عملگرهای محاسباتی : از عملگرهای ریاضی + (برای جمع) ، - (برای تفریق) ، * (برای ضرب) و / (برای تقسیم)، ^(برای توان) و % (برای درصد) در Excel استفاده کنیم.

ایجاد یک فرمول ریاضی

برای ایجاد یک فرمول ریاضی به یکی از روشهای زیر عمل می کنیم.

روش اول : در سلولی که می خواهیم نتیجه نوشته شود یا در خط فرمول علامت = را تایپ کرده ، سپس آدرس عملوند اول را تایپ کرده عملگر را می نویسیم و بعد آدرس عملوند دوم و بهمین ترتیب ادامه می دهیم .

روش دوم : در سلولی که می خواهیم نتیجه نوشته شود علامت = را تایپ کرده ، سپس بر روی سلولی که حاوی اولین عملوند است کلیک کرده ، سپس عملگرد را تایپ کرده و بعد بر روی سلول حاوی در بین عملوند کلیک می کنیم و به همین ترتیب ادامه می دهیم .


* تقدم عملگرهای ریاضی :

اگر در یک فرمول چندین عملگر ریاضی داشه باشیم ، این عملگرها دارای تقدم هستند که عبارتند از :

()

^

%

*و/

+و-

می بینیم که * و / در یک خط نوشته شده اند زیرا این دو دارای تقدم یکسان هستند و اگر در فرمولی هر دو عملگر بودند از سمت چپ اولین عملگر انجام می شود .

2- عملگر متنی : برای عبارتهای متنی می توانیم از عملگر & (الحاق) استفاده کنید. با قرار دادن این عملگر بین دو متن آن دو را به هم پیوند می دهید.

3- عملگر آدرس : برای بیان محدوه ای از آدرس می توانیم از عملگر : استفاده کنیم. کافی است آدرس ابتدای محدوده را نوشته، سپس عملگر آدرس را تایپ کنیم و بعد آدرس انتهای محدوده .

کار در کارگاه 1

1- یک Book جدید باز کنید.
2- این Book را با نام Test1 ذخیره کنید.
3- Book را ببندید.
4- مجدداً آنرا باز کنید.
5- یک کپی از آن با نام Test2 بر روی Desktop ذخیره کنید.
6- از محیط خارج شوید.

 

کار در کارگاه 2

1- عدد 12345 را وارد کنید.
2- آیا پس از Enter کردن تغییری در این عدد حاصل میشود.
3- عدد 12345678901 را وارد کنید.
4- پس از enter کردن چه اتفاقی میافتد؟
5- عدد 1000000000000000 را وارد کنید.
6- پس از Enter کردن چه تغییری در عدد حاصل میشود.
7- عدد 30000000000000000000 را وارد کنید.
8- پس از Enter کردن چه تغییری در عدد حاصل میشود.
9- عدد 1111222233334444555512341234 را وارد کنید.
10- پس از Enter کردن چه تغییری در عدد حاصل میشود.
11- عدد 123456789123456789 را وارد کنید.
12- پس از Enter کردن چه تغییری در عدد حاصل میشود.
13- عدد 3 را در خانه A1 و عدد 5 را در خانه A2 بنویسید.
14- در خانه A6 فرمولی بنویسید که حاصل جمع این دو عدد را حساب کند. ( به روشهای مختلف)
15- عدد 3 را در خانه A4 وارد کنید.
16- عدد 4 را در خانه B3 وارد کنید.
17- عدد 2 را در خانه C10 وارد کنید.
18- فرمولی در سلول D1 بنویسید که حاصل جمع 3 و 4 و 2 را بدست آورده و نتیجه را در 5 ضرب کرده و به توان 2 برساند.
19- حاصل عبارت زیر را حدس زده و سپس نتیجه را در خانه E1 محاسبه کنید.
A4*(A4-C10)+B3*3%
20- کلمه Hello را در خانه A1 تایپ کنید.
21- کلمه My را در خانه A3 تایپ کنید.
22- کلمه Friend را در خانه A5 تایپ کنید.
23- فرمولی بنویسید که در خانه A7 جمله Hello My Friend نوشته شود.
24- میبینید که بین کلمات فاصله نیفتاده . برای ایجاد فاصله از ویرایش سلول استفاده کرده و بعد از کلمات فاصله بیندازید.

مدیریت کارپوشه - Book

ایجاد یک Book جدید :

برای ایجاد یک فایل جدید یا یک Bookجدید به یکی از روشهای زیر عمل می کنیم .

روش اول : کلیک بر روی آیکون New

روش دوم: Ctrl + N (یک Book خالی ) Blank Work Book - Task Pam ظاهر می شود - New - File


بستن یک Book باز :

روش اول : کلیک بر روی آیکون Close موجود در انتهای نوار منو

روش دوم : File - Close

ممکن است با بستن یک فایل ظاهر شود که می پرسد می خواهید فایل را ذخیره کنید یا نه اگر No را بزنید فایل را دخیره نمی کند . آن را می بندد. اگر Yes را بزنیم فایل را ذخیره می کند و آن را می بندد که در درسهای بعد با ذخیره کردن فایل آشنا می شویم .

خروج از محیط Excel :

1- کلیک بر روی آیکون Close موجود ردر نوار عنوان

2- File - Exit

3- Alt+f4

ذخیره کردن Book ایجاد شده

1- به یکی از سه روش زیر Save را انتخاب می کنیم :

الف) Icon Save

ب) File - Save

ج) Ctrl+ S

2- پنجره ای باز شده که شامل قسمتهای زیر است :

الف ) در سمت چپ صفحه تابلوی دیده می شود که برای دسترسی سریع به قستهای اصلی Win ، مثل My Computer , My Document, Desktop است. کافی است بر روی گزینه مورد نظر کلیک کرده تا در صفحه سفید رنگ مقابل محتویات آن پوشه را ببینیم .

ب) Save in : در این قسمت مسیر ذخیره مکردن فایل را مشخص می کنیم ، به طور پیش فرض فایلها در My Document ذخیره می شوند .

ج) File Name : نام فایل را تایپ می کنیم . به طور پیش فرض فایلها با اسامی Book1 ، Book2 و ... ذخیره می شوند .

د) Create New Folder : ممکن است بخواهیم فایل ها را در پوشه جدیدی قرار دهیم برای این کار ابتدا یا Save in مسیر مورد نظر را انتخاب کرده سپس برروی این آیکون کلیک می کنیم . پنجره ای باز می شود و نام پوشه را می خواهد . نام پوشه را تایپ کرده و Ok می کنیم . پس از انجام تنظیمات بالا بر روی دکمه Save پنجره کلیک می کنیم .



ذخیره کردن Book ذخیره شده با نام دیگر :

در منوی File علاوه بر Save گزینه save as هم وجود دارد. تفاوت این دو گزینه چیست ؟

برای بار اول ذخیره سازی یک Book این در هیچ تفاوتی با هم ندارند. بر روی هر کدام که کلیک کنیم پنجره Save as باز می شود. ولی برای دفعات بعد (بعد از اینکه Book را ذخیره کردیم) اگر Save را انتخاب کنیم، دیگر پنجره ای باز نمی شود، و تغییرات بر روی فایل با همان نامی که انتخاب کرده ایم ذخیره می شود ولی اگر Save as را انتخاب کنیم مجدداً پنجره Save as باز شده و می توانیم فایل را با نام دیگر یا در مسیر دیگر یا با نام دیگر و در مسیر دیگر ذخیره کنیم.

تذکر : وقتی فایلی را با نامی ذخیره می کنیم این فایل در نوار عنوان ظاهر می شود.

ذخیره کردن Book روی دیسکت:

برای ذخیره کردن یک فایل بر روی دیکست باید در پنجره Save as ، در قسمت Save in ، :3.5 floppy A را انتخاب کنیم .



ذخیره کردن Book با فرمت مناسب برای صفحات وب :

اگر بخواهیم فایل Excel را با فرمتی ذخیره کنیم که مانند یک صفحه وب باشد و بتوان آن را در Browser دید، کافی است مراحل زیر را انجام دهیم:

1- انتخاب منوی File

2- انتخاب گزینه as a web page save

نکته :

در این حالت فایل با پسوند .htm ذخیره می شود .

 

بازسازی Recovery Document

اگر Excel با مشکلی مواجه شود، در صدد ذخیره کردن کارپوشه های باز در هنگام برخورد با مشکل بر می آید در این حالت اگر دوباره اکسل را شروع کنیم پنجره Document Recovery باز شده و کلیه کارپوشه هایی که باز بوده اند را نمایش می دهد. کافی است بر روی کارپوشه مورد نظر کلیک کرده تا باز شود. در مقابل نام کار پوشه دو عبارت ممکن است دیده شود :

1- [Recover] : اگر این عبارت نشان داده شده باشد به این معناست که Excel موفق به ذخیره کردن فایل شده است .

2- [original] اگر این عبارت نشان داده شده باشد به این معناست که این فایل ، فایل با آخرین نسخه ذخیره شده است. و Excel در هنگام بروز مشکل آن را ذخیره نکرده است زیرا یا بعد از آخرین ذخیره ، تغییری نکرده است و یا تغییرات انجام شده ولی نتوانسته ذخیره کند.

تذکر : ممکن است با هر دو عنوان فایل دیده شود می توانیم حالت Recovery را باز کرده و با فایل اصلی مقایسه کنیم و سپس ذخیره کنیم .

باز کردن صفحه ذخیره شده

می خواهیم فایلی را که قبلا ذخیره کرده ایم دوباره بیاوریم برای این کار :

1- پنجره Open را به یکی ار روشهای زیر باز می کنیم :

الف : Icon Open

ب: File - Open

ج: Ctrl + o


2- پنجره ای باز می شود که پنجره Openبوده و مشابه پنجره save بوده و شامل قسمتهای زیر است:

الف : Look in در این قسمت مسیری که فایل را در آن ذخیره کرده ایم انتخاب می کنیم .

ب: Icon View : کلیک بر روی این Icon منویی ظاهر می شود که حالتهای مختلف نمایش فایلها و پوشه های موجود در مسیر انتخاب شده را نمایش می دهد و شامل حالت های زیر است :

1- Thumbnails : این حالت مناسب فایلهای تصویری بوده و تصویر را نمایش می دهد .

2- Tiles : پوشه ها و فایلهای موجود را به صورت کاشی وار در دو ستون نمایش می دهد .

3- Icons : پوشه ها و فایلهای موجود را در 6 ستون نمایش می دهد.

4- List : پوشه ها و فایلهای موجود را در 15 سطر نمایش می دهد .

5- Details : پوشه ها و فایلهای موجود را با جزئیاتشان نمایش می دهد . در حالتهای قبل فقط نام فایلها نمایش داده می شود ولی در این حالت علاوه بر نام فایل ، سایز آن ، نوع و تاریخ ویرایش آن نمایش داده می شود .

6- Properties : با انتخاب این گزینه پنجره ی Open به دو تابلو تقسیم شده در تابلو سمت چپ نام فایل و پوشه ها و در تابلو سمت راست خصوصیات فایل مثل شخص ایجاد کننده آن ، تاریخ تغییرات ، نام کمپانی و ... نمایش داده می شود .

7- Preview : پیش نمایش از فایل ، نمایش داده می شود .

نکته :

برای بعضی از فایلها با انتخاب این گزینه در تابلو سمت راست پیام Preview not available نمایش داده می شود . برای رفع این مشکل باید بر روی فایل باز عملیات زیر را انجام دهیم :

File – Properties – انتخاب Tab: Summary – Save preview picture – ok

پس از انجام عملیات بالا ، مجددا برروی آیکن Save ، کلیک کنید .

تذکر : در صورتی که بخواهیم هر روز از کار پوشه ای استفاده کنیم و بخواهیم به طور خودکار با باز کردن Excel این کار پوشه باز شود و کافی است آن را در پوشه XL start قرار دهیم. این پوشه در هنگام نصب Excel ساخته می شود و مسیر آن یکی از دو مسیر زیر است .

C:/document and setting\ئی که در آن هستیم User \application data \ یا

Microsoft \excel\ XL start

C:\program file\ Microsoft office\office ll \ XL Start

کار در کارگاه 3

1- یک Book جدید باز کنید .

2- این فایل را بندید .

3- از محیط Excel خارج شوید .

4- وارد محیط Excel شوید .

5- در سلول A5 ، عدد 5 را بنویسید.

6- این فایل را با نام T1 در درایو E در پوشه جدیدی با نام Test ذخیره کنید .

7- در سلول A10 عدد 20 را بنویسید .

8- فایل را ذخیره کنید .

9- در سلول A15عدد 30 را بنویسید.

10- فایل را با تغییرات جدید در درایو D با نام T2 ذخیره کنید .

11- فایل Test را باز کنید .

12- کلیه فایلهای باز را بندید .

کار با سلولها

ویرایش سلول :

اگر بر روی سلولی که مطلبی در آن تایپ شده کلیک کنیم و بخواهیم قسمتی از آن را ویرایش کنیم کلید متنی سلول پاک می شود و برای رفع این مشکل به یکی از روشهای زیر عمل می کنیم :

روش اول : بر روی سلول کلیک کرده و سپس در نوار فرمول کلیک کرده ویرایش را انجام می دهیم .

روش دوم : بر روی سلول Double کلیک کرده و ویرایش را انجام می دهیم.

ویرایش صفحات کاری :

انتخاب یک یا چند خانه :

1- توسط صفحه کلید :

- برای انتخاب یک خانه کافی است با مکان نما بر روی آن برویم .

- برای انتخاب تعدادی خانه مجاور کافی است ئکمه Shift را پایین نگه داشته و با مکان نما بر روی آن حرکت کنیم .

- برای انتخاب سطر جاری کافی است کلیدهای shift + spacebar را بفشاریم .

- برای انتخاب ستون جاری کافی است کلیدهای Ctrl + Spacebar را بزنیم .

برای انتخاب کاربرگ جاری کافی است کلیدهای Ctrl + shift + spacebar را بزنیم و یا Ctrl + A را می زنیم .

2- توسط ماوس :

- برای انتخاب یک خانه کافی است با ماوس بر روی آن کلیک کنیم .


انتخاب یک یا چند خانه :

1- توسط صفحه کلید :

- برای انتخاب یک خانه کافی است یا جهت نما (Arrow Key ) بر روی آن برویم .

- برای انتخاب تعدادی خانه مجاور کافی است دکمه Shift را پایین نگه داشته و با کلیدهای جهت نما بر روی آن حرکت کنیم .

- برای انتخاب سطر جاری کافی است کلیدهای Shift + Spacebar را بفشاریم .

- برای انتخاب یک ستون کافی است کلیدهای Ctrl + Spacebar را بزنیم .

- برای انتخاب کاربرگ جاری کافی است کلیدهای Ctrl + Shift + Spacebar را بزنیم.

2- توسط ماوس

- برای انتخاب یک خانه کافی است با ماوس بر روی آن کلیک کنیم .

- برای انتخاب تعدادی خانه مجاور کافی است دکمه سمت چپ ماوس را پایین نگه داشته و روی خانه ها Drag کنیم .

- برای انتخاب یک سطر کافی است روی شماره سطر کلیک کنیم .

- برای انتخاب یک ستون کافی است روی حرف ستون کلیک کنیم .

- برای انتخاب یک کاربرگ کافی است بر روی سلول * کلیک کنیم .

نکته :

برای انتخاب تعدادی خانه غیر مجاور با ماوس به تنهایی یا صفحه کلید به تنهایی نمی توان انتخاب را انجام داد و باید از ماوس و صفحه کلید، هر دو استفاده کنیم . برای این کار کافی است کلید Ctrl را پایین نگه داشته و روی خانه های مورد نظر کلیک کنیم .

دستور برگشت :

می توانیم عمل انجام شده را برگردانیم . فرض کنید در سلول A1 عدد 10 را می نویسیم و سپس آن را پاک می کنیم . اگر در این زمان از دستور Undo استفاده کنیم. عدد 10 بر می گردد. برای استفاده از Undo به یکی از روشهای زیر عمل می کنیم .

روش اول :

1- انتخاب منوی Edit

2- انتخاب Undo

روش دوم :

فشردن همزمان کلیدهای Ctrl + Z

روش سوم :

استفاده از آیکون Undo در نوار ابزار Standard

دستور Redo :

با این دستور می توانیم عمل Undo را برگردانیم . برای اجرای این دستور به یکی ار روشهای زیر عمل می کنیم :

روش اول :

1- منوی Edit

2- انتخاب Redo

روش دوم :

فشردن همزمان کلیدهای Ctrl + Y

روش سوم :

استفاده ار آیکون Redo در نوار ابزار Standard

 

نسخه برداری و انتقال سلولها

نسخه برداری از سلولها :

1- موضوعات مورد نظر را انتخاب می کنیم .

2- به یکی از روشهای زیر Copy را انتخاب می کنیم

الف – استفاده ار آیکون کپی

ب- انتخاب منوی Edit ، گزینه Copy

ج – راست کلیک بر روی موضوع و انتخاب گزینه Copy

د- فشردن همزان کلیدهای Ctrl + C

3- کلیک بر روی مکانی که می خواهیم اطلاعات اضافه شوند.

4- با یکی از روشهای زیر Paste را انتخاب می کنیم :

الف- استفاده از آیکون Paste

ب- انتخاب منوی Edit ، گزینه Paste

ج- راست کلیک بر روی موضوع و انتخاب گزینه Paste

د- فشردن همزمان کلیدهای Ctrl + V

انتقال سلولها :

عمل انتقال مشابه عمل کپی است با این تفاوت که در انتقال، اطلاعات از مبدا به مقصد منتقل شده و دیگر مبدا اطلاعات وجود ندارند ولی در Copy یک نسخه از اطلاعات مبدا به مقصد منتقل می شود . بنابراین هم در مبدا و هم در مقصد اطلاعات را داریم.

1-انتخاب موضوعات مورد نظر

2- به یکی از روشهای زیر Cut را انتخاب می کنیم :

الف – استفاده از آیکون Cut

ب- انتخاب منوی Edit ‌، گزینه Cut

ج- راست کلیک بر روی موضوع مورد نظر و انتخاب گزینه Cut

د- فشردن همزمان کلیدهای Ctrl + X

3- کلیک بر روی محل انتقال موضوعات

4- به یکی از روشهای گفته شده در حالت قبل گزینه Paste را انتخاب می کنیم .

تذکر : وقتی که Copy یا Cut را انتخاب می کنیم، کادر چشمک زن به دور سلولهای انتخابی دیده می شود تا زمانی که این کادر وجود واشته باشد ، Paste امکان پذیر است. و زمانی که این کادر چشمک زن از بین رفت عمل Paste انجام نمی شود . (تفاوت Excel با Word ) زمانی این کادر چشمک زن از بین می رود که ما عمل دیگیر انجام دهیم .

اگر بخواهیم اطلاعاتی Copy یا Cut شده را داشته باشیم و دوباره از آنها استفاده کنیم ، مراحل زیر را انجام می دهیم .

1- انتخاب منوی Edit

2- انتخاب Office clipboard

3- در Task Pan منوی Clipboard ظاهر می شود و ما می توانیم در یک لحظه 24 مورد را در Clipboard نگه داریم و از آن استفاده کنیم .

4- موردی را که می خواهیم Paste کنیم انتخاب می کنیم (در پنجره Clip Board)

5- در محل مورد نظر روی Sheet کلیک می کنیم . 6- Paste می کنیم .

اگر بخواهیم همه موضوعات موجود در Clip board یک باره Paste شود کافی است در برنامه Clipboard روی Paste Cell ، کلیک کنیم .

تذکر : اگر بر روی یک موضوع دوبار Ctrl+c را پشت سر هم بفشاریم . پنجره Clipboard باز می شود .

حذف سلول

پاک کردن سلول و حذف سلول :

در Excel دو مفهوم برای حذف داریم ، یکی حذف محتویات یا به اصطلاح درست تر پاک کردن محتویات سلول و یکی حذف سلول ، در پاک کردن محتویات فقط محتویات سلول پاک شده و خود سلول برجای ماند ولی در حذف سلول در حقیقت تکه انتخاب شده به طور کامل حذف می شود. در این حالت خود سلول و محتویات آن از بین می روند حال به توضیح این در مورد می پردازیم .

پاک کردن محتویات خانه ها :



روش اول :

1- خانه های مورد نظر را انتخاب می کنیم .

2- از منوی Edit ، گزینه Clear را انتخاب می کنیم .

3- زیر منویی باز می شود که از آن Content را انتخاب می کنیم .


روش دوم :

1- سلول را انتخاب کرده

2- دکمه del صفحه کلید را می زنیم .

روش سوم :

1- بر روی سلول کلیک راست کرده

2- Clear Content را انتخاب می کنیم .

حذف سلول :

1- انتخاب سلول های مورد نظر

2- انتخاب Delete به یکی از روشهای زیر :

الف – Edit - delete

ب – R.C - delete

3- باید دقت داشته باشیم در این مرحله سلول ها حذف می شوند و در نتیجه به جای آنها حفره ایجاد می شود که باید سلولهای اطراف جایگزین این فضای خالی شوند. پس برای پر کردن فضای خالی در این مرحله متونی ظاهر شده که شامل گزینه های زیر است.

الف – Shift Cell Left :

باعث انتقال خانه سمت راست خانه پاک شده به جای آن می شود .

ب- Shift Cells Up :

خانه زیرین خانه پاک شده را بجای آن منتقل می کند .

ج- Entire Row :

سطر زیرین خانه پاک شده را به جای سطری که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل می کند.

د- Entire Column :

ستون سمت راست خانه پاک شده را به جای ستونی که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل می کند .

نکته :

اگر محیط فارسی بجای ستون سمت راست ، ستون سمت چپ جایگزین می شود .

 

ویرایش سطر و ستون

اضافه کردن سطر :

روش اول :

1- بر روی سطری که می خواهیم سطر جدید قبل از آن اضافه شود ، کلیک می کنیم .

2- منوی Insert را انتخاب می کنیم .

3- گزینه Row را انتخاب می کنیم .

روش دوم:

1- بر روی سطری که می خواهیم سطر جدی قبل از آن اضافه شود کلیک راست می کنیم .

2- از منوی باز شده Insert را انتخاب می کنیم .

نکته :

سطرهای زیرین به پایین رانده می شوند .

اضافه کردن ستون :

روش اول:

1- بر روی ستونی که می خواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود ، کلیک می کنیم .

2- منوی Insert را انتخاب می کنیم .

3- گزینه Column را انتخاب می کنیم .

روش دوم :

1- بر روی ستونی که می خواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود راست کلیک می کنیم .

2- گزینه Insert را انتخاب می کنیم .

نکته : ستون قبلی به جلو رانده می شود.


اصطلاح : از Insert Row برای اضافه کردن سطر و از Insert Column برای اضافه کردن ستون استفاده می شود .

تغییر ارتفاع سطر:

برای تغییر ارتفاع سطر به دو روش می توان عمل کرد :

روش اول:

کافی است به مرز بین سطر بعدی رفته تا مکان نما به صورت یک فلش دو سر درآید . سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag می کنیم . در حین Drag کادر کوچکی ظاهر می شود که اندازه سطر را نشان می دهد .

روش دوم:

در این روش ارتفاع به اندازه دقیق تنظیم می شود . برای این کار مراحل زیر را انجام می دهیم :

/ 0 نظر / 64 بازدید