تاسیسات و تجهیزات الکتریکی

مطالب مفید برای علاقمندان مهندسی برق، حفاظت، کنترل و ابزار دقیق

ِAccess

آشنایی با کاربرد Access

اکسس که یکی از برنامه های موجود در بسته نرم افزاری آفیس( Microsoft Office ) است برای ساماندهی و کنترل و مدیریت پایگاه داده ایجاد شده است.

این برنامه دارای قابلیتهای بسیار است , مانند ایجاد صفحه ورود اطلاعات به شکل دلخواه.

به عنوان مثال وقتی شما می خواهید اطلاعات موجود در یک چک را در کامپیوتر خود ذخیره کنید شما با استفاده از برنامه اکسس می توانید صفحه ای درست همانند صفحه چک ایجاد کنید و اطلاعات را به صورت کاملا گرافیکی در آن وارد کنید.

شما پس از ایجاد پایگاه داده هایتان حتی می توانید از آنها گزارش گرفته و یا در بین اطلاعات خود جستجو کرده البته تمامی این امکانات را شما با دستان قدرتمند خود ایجاد خواهیدکرد.

از موارد استفاده برنامه اکسس به طور شهودی می توان به استفاده آن در قسمت حسابداری یک شرکت و یا نگهداری اطلاعات اشخاص عضو در سایتتان و حتی نگهداری اطلاعات کارمندان (حتی عکس آنها) و موارد بسیار متنوع دیگر اشاره کرد.

شما پس از ایجاد این پایگاه داده حتی می توانید آن را در شبکه در اختیار دیگران قرار داده یا بر روی آن کلید رمز گذاشته یا حتی در سطح کاربران مختلف مقدار دسترسی هر کاربر را تعیین کنید.

 

آشنایی با روند تکاملی نگا رشهای ACCESS

برنامه های office ابتداعا روی win3.11 که تحت سیستم عامل Dos اجرا میشد به وجود امد با ورزن 1 و 2و .....و سپس با ظهور نرم افزار windows9x ،نرم افزارها ی office تحت ورزن های 97،2000،2002،2003،و بالاتر بوجود امده است.

شناسایی اصول کار با Menu Bar

باید توجه داشت که همانگونه که ابزار ها متناسب با محیط اشیاء و نماها متفاوت است فرامین موجود در منو ها نیز متناسب با محیط و اشیاء و نماها مفاوت است.مثلا در محیط جدول و نمای ورود داده Data Sheet فرامین منو insert و سایر منوها ، فرامینش با نمای Design View متفاوت است.سایر محیط اشیاء و نماهای ان نیز شامل این قاعده میشود .این تفاوت را در شکل D6 و D7 می توانید ببینید.

 

 

 

 

شناسایی اصول کار با Toolbars

یکی از راحتترین کارها ، انتخاب دکمه های نوار ابزار می باشد که در دسترس کاربر قرار می گیرد.از قابلیت های برنامه Access این است که متناسب با هر object ایی ابزار ان در اختیار کاربر قرار می دهد.بنابراین در شی Table نوار ابزارهای نمای Data sheet ان(شکل ِD1 )

 



با نوارابزارهای نمای design view ان(شکل D2) تفاوت داردبه همین ترتیب سایر شی ها نیز از این مسئله مستثنی نیست.

 



در صورتی که بخواهید نوار ابزاری را فعال یا غیر فعال نمائید، کافیست از منو view گزینه Toolbar را انتخاب سپس گزینه customize را انتخاب کنید.شکل D3

 



سپس تیک نوارهای مورد نظر را فعال یا غیر فعال کنید.شکل D4

 

 

شناسایی اصول کار با StatusBar

قسمت پایین پنجره برنامه نوار خاکستری وجود دارد که به ان نوار وضعیت میگویند. نوار وضعیت ، اطلاعات نماها و جزئیات و توضیحات درباره فیلدها و غیره را نمایش میدهد .شکل D5

 



شناسایی اصول کار با اجزاء تشکیل دهندهء بانک اطلاعاتی در ACCESS

اکسس ابزاری برای تولید بانکهای اطلاعاتی رابطه ای است. بانکهای اطلاعاتی امکان گردآوری انواع اطلاعات را برای ذخیره ‌سازی ،جستجو و بازیابی فراهم می‌کند. ساختار Access بر چیزی موسوم به object (شی) بنا شده است. شی های اصلی: در محیط اکسس هر چیزی که یک نام داشته باشد یک شی تلقی می شود.

1- Table (جدول)
2- QUERY (پرس وجوها
3-Form (فرم ها)
4- Report (گزارشها)
5- Page (صفحه های دسترسی به داده ها)
6- Macros (ماکروها)
7- Modules (مدول ها)

تشریح کلی بر اجزاء تشکیل دهنده DataBase Access (بانک اطلاعاتی اکسس)

Table : جدول یکی از اجزاء اصلی بانک اطلاعاتی Access می باشد که با هدف اصلی هر جدول نگهداری اطلاعات می باشد و داده ها را شما در جدول وارد می کنید. چگونگی طراحی و سازماندهی داده ها به شکل ستون ها و سطرها جدول را تشکیل می دهد. بانک اطلاعاتی Access می تواند دارای یک یا چندین جدول باشد بگونه ای که با هم در ارتباط و تقابل باشند.در شکل Table0 شما می توانید این شی را ببینید.

 



در صورت انتخاب گزینه open از پنجره شی table وارد محیط ورود داده(Data Sheet View) میشوید.شکل Table1.

 

 

 



و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Table وارد محیط Design View میشوید. شکل Table2.

 

 

اجزاء تشکیل دهنده بانک اطلاعاتی اکسس

Query :Query اساسا یک سئوال است و هر پرس و جو برای استخراج اطلاعات مورد نظر از یک بانک اطلاعاتی مورد استفاده قرار می گیرد و هر پرس و جو می تواند گروهی از رکوردها را که شرایط خاصی را دارا هستند انتخاب کند، پرس و جوها را می توان بر اساس جداول یا پرس و جوهای دیگر آماده نمود. با استفاده از پرس و جوها می توان رکودهای بانک اطلاعاتی را انتخاب کرد و تغییر داد یا حذف کرد. همچنین می توان برای پی ریزی فرمها، گزارشات و صفحات دسترسی به اطلاعات از نتایج پرس و جوها استفاده نمود. زبان قابل برنامه نویسی در پرس و جو،SQL می باشد.در شکل query0 شما میتوانید این شی و نماهای ان را ببینید.

 


در صورت انتخاب گزینه open از پنجره شی Query وارد محیط ورود داده(Data Sheet View) میشوید.شکل Query1.

 


و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Query وارد محیط Design View میشوید. شکل Query2.

 

 

ادامه اجزاء تشکیل دهنده بانک اطلاعاتی اکسس

Form: متداولترین روش استفاده از فرمها، ورود داده ها و نمایش داده ها می باشد. فرمها برای سفارشی کردن نمایش داده هایی که برنامه شما از پرس و جو ها یا جداول ها استخراج می کند می باشد به عبارتی فرم شامل پنجره ایی است که امکان اطلاع رسانی به کاربران و یا دریافت اطلاعات از آنها را در اختیار قرار می دهد.

با انتخاب گزینه open از پنجره شی Form وارد نمای ورود داده (Form View) فرم میشوید .شکل form1 .

 



و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Form وارد محیط Design View میشوید. شکل Form2.

 



Report: گزارش شی است برای قالب بندی. محاسبه و چاپ و خلاصه کردن اطلاعات انتخاب گزارشها می توانند براساس جداول، پرس و جوها باشند قابلیت گزارش چاپ داده هاست. همچنین گزارشها را می توان براساس چند جدول و یا پرس و جو تهیه نمود تا رابطه بین داده ها را نشان دهد.در شکل Report0 شما پنجره شی Report و نماهای آن را می توانید مشاهده کنید.

 



در صورت انتخاب نمای preview از پنجره شی Report وارد نمای نمایش گزارش میشود.شکلReport1 .

 



و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Report وارد محیط Design View میشوید. شکل Report2.

 

 

 

ادامه اجزاء تشکیل دهنده بانک اطلاعاتی

Data Access page: این صفحه شی است که نمایش و ویرایش را تحت internet explorer ماکروسافت تسهیل می بخشد. این صفحه کاربران را قادر می سازد که از طریق اینترنت با اینترانت اطلاعات موجود در پایگاه داده ها را مشاهده و ویرایش نمایند. کار با این صفحات بسیار شبیه کار بر روی یک جدول یا فرم در Access می باشد.

با انتخاب نمای Open از پنجره شی Page شما وارد نمای ورود داده page میشوید .شکل page1.

 



و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Page وارد محیط Design View میشوید. شکل page2.

 



Macros: ماکروها به خود کار(Automatic)کردن کارها تکراری، بدون نوشتن برنامه های پیچیده یا فراگیری یک زمان برنامه نویسی کمک می کند در واقع ماکروها یکسری عملیات هایی هستند که در واکنش به یک رویداد مشخص اجرا می شوند. مانند کلیک بر روی یک دکمه برای بسته شدن یک فرم و غیره، واکنش نشان می دهد. نمای ها و پنجره شی Macro را می توانید مشاهده کنید.شکل Macro 0 .

 



در صورت انتخاب Run از پنجره شی Macro به نمای اجرا ماکرو میروید . و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Macro وارد محیط Design View میشوید. شکل Macro2.

 



Modules: محیط بسیار قوی و با کیفیت برای برنامه نویسی، محاسبات و عملیات پیچیده روی سیستم بانک اطلاعاتی است در این شی از زبان برنامه نویسی ویژوال بیسیک استفاده می شود. مدول حاوی روال هایی سفارشی می باشد و به شما اجازه به دام انداختن خطا را می دهد در صورتی که این قابلیت در ماکروها موجود نبود هر مدول حاوی توابعی می باشد که از هر جای برنامه قابل فراخوانی است و می تواند نسبت به رویدادهای موجود روی یک فرم و یا گزارش وابسته واکنش نشان دهد.

همچنین برای انجام فعالیتهای پیچیده ای چون بازکردن یک صفحه گسترده برنامه exell وغیره....... ،استفاده نمود.

پنجره شی Module و نماهای آن در شکلModul0 قابل مشاهده است.

 



و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Modules وارد محیط Design View میشوید. شکل Modul2.

 

 

شناسایی اصول کار با محیط ACCESS

تعریف پایگاه داده‌ای ارتباطی:

پایگاه داده‌های ارتباطی، مجموعه‌ای از جدول‌های داده است که یک فیلد مشترک در هر یک از جدولهای موجود دارد و از طریق آن می‌توان داده‌ها را بهم ربط داد.به این مدل از پایگاه داده‌ها ، پایگاه داده‌های ارتباطی RelationShip می‌گویند.

به دو صورت زیر می‌توان یک پایگاه داده رابطه‌ای(Database) ایجاد نمود:

1. Blank Database

2. Database Wizard

ابتدا create a new file را انتخاب کرده و سپس می توان از blank data base ،از قسمت new فایل access را با طراحی تمام اجزاء توسط کاربر انجام داد و یا اینکه با انتخاب on my computer از الگوهای طراحی شده به صورت wizard استفاده نمود. در Wizardها بخشی از object ها طراحی شده و کاربر کافی است با تغییراتی آن را برای کار خود استفاده نماید.

Blank DataBase

در صورت انتخاب Blankکلیه اشیائ اکسس شاملTable و غیره قابل طراحی توسط کاربر می‌باشد. برای ایجاد پایگاه داده ابتدا باید نام ومسیر Data Base را تعیین نمود.




گزینه‌های زیر در اجزا Table, Query,Form مشترک میباشد
1. Open(نمای ورود داده)
2. Design(نمای طراحی)
3. New(ایجاد شئ جدید)

Macros ,modules دارای گزینه‌های زیر می‌باشند:
1. Run(اجرا)
2. Design
3. New

Report شامل:
1. Preview(پیش نمایش)
2. Design
3. New

با انتخاب blank data base مرحله file new data base فعال می گردد که در این قسمت نام فایل و مسیر فایل را می توان مشخص نمود. پیش فرض برنامه برای نام db1 و یا db…… می باشد. و مسیرپیش فرض آن my document که خود برنامه فایل ساخته شده را در این مسیر ذخیره میکند، می باشد.

 

خلاصه فصل - تمرین عملی

آنچه اموختید:

شما با کاربرد نرم افزار Access آشنا شدید و با اجزاء تشکیل دهنده بانک اطلاعاتی که شامل جدول ،پرس و جو ، فرم ،گزارش،ماکرو و مازول است آشنا و تفاوت نماهای انها را فرا گرفتیدو با تعریف پایگاه داده ای ارتباطی آشنا شدید.

تمرین عملی:

ابتدا Data base به نام خودتان ایجاد کنید و در یک پوشه با نام تمرین Access دخیره کنید.

توانایی ایجاد یک بانک اطلاعاتی

در این فصل می اموزید چگونه می توان جدول ایجاد نمود با تعریف داده ،فیلد و رکورد آشنا میشویدو با خصوصیات محیط طراحی و محیط ورود داده آشنا میشوید.

برای ایجاد یک بانک اطلاعاتی همانگونه که در قسمت شناسایی اصول کار با محیط ACCESS گفته شد ابتدا یک فایل با نام مورد نظر می سازید .حال برای تکمیل این بانک اطلاعاتی باید یکی یکی اشیا موجود برای ایجاد بانک اطلاعاتی را بسازیم که اولین و مهمترین انها جدول می باشد ،قبل از آشنایی و ساختن جداول باید با تعاریف و اصطلاحات لازم اشنا شد .

تعریف داده (Data):

هرگونه اطلاعات لازم و کاربردی درباره یک موجودیت را یک داده می‌گویند.

تعریف فیلد(Field) :

به هر ستون یک جدول که در بر گیرنده کلیه اطلاعات مربوط به آن ستون می‌باشد و بخشی از یک موجودیت را تشگیل میدهد فیلد گفته می‌شود.

تعریف Rcord :

به هر سطر یک جدول که اطلاعات مربوط به یک موجودیت را نشان می‌دهد ، رکورد گویند.

به شکل زیر توجه کنید ما در این جدول 4 ستون داریم که فیلدهای ما را تشکیل میدهد،کد پرسنلی یکی از فیلدها میباشد و اطلاعات در سطر که مشخصات یک فرد میباشد رکورد را تشکیل می دهد.

 




.

 

اشنایی با خواص مربوط به جداول و فیلدها

برای ساخت جدول روی گزینه New مطابق شکل زیر کلیک کرده تا گزینه های زیر ظاهر شود.هر کدام از گزینه های زیر یک روش برای ساخت جدول می باشد ،که با توجه به نوع اطلاعات و راحتی و سرعت کارتان یکی از اینها را می توانید انتخاب کنید.مراحل زیر را دنبال کنید تا با هر یک از این شیوه های ساخت جدول اشنا شوید.

1. DataSheet View
2. Design View
3. Table Wizard
4. Import Table
5. Link Table




DataSheet View :

در این روش محیط را به شکل یک صفحه گسترده یا با فرمت جدولی نمایش می‌دهد.ستونها نماینگر فیلدهای موجود در جدول هستند. که از Field 1 تا Field 10 در آن موجود می‌باشد .شما در این روش با Rename Column کردن نام این فیلدها و وارد کردن نام فیلدهای مربوطه می توانید جدول خود را بسازید.برای اینکار ابتدا فیلد را انتخاب سپس از منو Format گزینهRename Column را انتخاب کنید و یا اینکه روی فیلد مورد نظر راست کلیک کنید و گزینه Rename Column را انتخاب کنید .

مزیت این روش این است که شما میتوانید هم فیلدها را بسازید هم رکورد ایجاد کنید .از معایب ان نیز این است که شما در این روش نوع دادها و خصوصیات فیلدها را نمی توانید تغییر دهید.

Table Wizard

دراین روش شما می توانید از جداول از پیش طراحی شده برای ساخت جدول خود استفاده نمایید.با انتخاب این Table Wizard از قسمت New پنجرهء محاوره ای ان ظاهر می گردد که شامل گزینه‌های زیر موجود است:

1. Sample Tabales :نمونه جدول توسط این گزینه انتخاب می‌شود.که بر اساس دو مورد
A. Business
B. Personal
قابل انتخاب می‌باشد.بعبارتی دیگر چون جداول از قبل ساخته شده است و شما می خواهید جدول یا جداول خود را انتخاب کنید انها را در دو گروه دسته بندی کرده اند که شما به راحتی انها را جستجو کرده و فیلدها و جداول مورد نطرتان را انتخاب کنید.انتخاب اول جداول مربوط به مشاغل و دسته دوم جداول موارد شخصی و عمومی می باشد.

2. Sample Fields :با انتخاب هر جدول فیلدهای ان در قسمت Sample Field ظاهر میشود ،که به شما این اجازه را می دهد که توسط دکمه های راهنما انها را به قسمت Field In My New Table انتقال دهید.

3. Fields In My New Table : فیلدهای منتقل شده به این قسمت ،فیلدهایی هستند که جدول شما را می سازند.




4. NEXT

5. در این مرحله نام برای جدول خود انتخاب کنید و از شما می پرسد که فیلد کلید اصلی برای جدولتان در نظر بگیرم ،در صورتی که پیش فرض را بپذیرید خود برنامه کلید اصلی ایجاد می‌کند در غیر این صورت خود باید تعیین نمایید. برای درک اینکه فیلد کلید اصلی چیست مراجعه کنید به قسمت شناسایی اصول کار با رابطه ها و فیلدهای کلیدی .

6. NEXT

7. در این مرحله می‌توان نحوه اجرا جدول را تعیین نمود:

أ‌. اجرا در نمای ورود داده
Enter date directly into design
ب‌. اجرا در نمای طراحی
the table design Modify
ت‌. اجرا در نمای ورود داده همراه با ایجاد فرم از ان
Enter date into the table using a form the wizard creates for me.

گزینه خود را انتخاب کنید و دکمه Next غیر فعال است با انتخاب دکمه Finish ساخت جدول تمام می شود.و نتیجه را می توانید مشاهده کنید.

Design View

در این روش می توانید جدولی بسازید که خود ساختار جدول ، فیلدها و خصوصیات ان را تنظیم نمودو مشاهده نمایید .
نمای طراحی از دوقسمت بالا و پایین تشکیل شده که شامل گزینه‌های زیر می باشد.
در قسمت اول پنجره طراحی داریم:

1. Field Name
2. Data Type
3. Description
قسمت دوم شامل Field Properties می باشد که خود شامل دو بخش است:

1. General
2. Look Up

Field Name:

امکان نام گذاری برای فیلدها را امکان پذیر می‌سازد.در قسمت های بعدی با قواعد نامگذاری ان اشنا میشوید.

Description :

شما میتوانید برای راهنمایی کاربران توضیحاتی درباره فیلد مد نظرتان بدهید.نتیجه انچه بعنوان توضیح نوشته اید در نمای ورود داده در قسمت StatusBar قابل مشاهده می باشد البته باید ستون نام ان فیلد انتخاب باشد.

Field Properties :

متناسب با نوع داده خصوصیات را نشان می‌دهد و نشان می‌دهدچه خصوصیاتی را می‌توان وارد کرد و یا تنظیم نمایید . برای درک این مطلب باید قسمتهای اینده را بررسی و دنبال کنید.

برای ساخت جدول از طریق Design View شما باید با نوع دادهData Type و سایر خصوصیات آشنا شوید بنابراین مراحل بعدی را دنبال کنید تا توانایی ایجاد جدول را با استفاده از این روش بدست اورید.

شناسایی اصول انتخاب نوع فیلدها،اندازه انها و فرمت انها

قواعد نامگذاری فیلدها:

1. نام فیلدها نباید از 64 کاراکتر بیشتر باشد
2. حتما باید اول نام فیلدها با حروف الفبا شروع شود ولی در ادامه نام می‌توان از ارقام نیز استفاده کرد.
3. در نام فیلد از علامتهایی همچون ] , [ , ? ,! , ) ,( نباید استفاده کرد.

Data Type :

اصل و اساس جدول را مشخص می‌کند و در واقع نوع داده و اطلاعاتی که در فیلد ذخیره می‌شود را مشخص می‌کند.بعبارتی دیگر یک واحد سنجش می باشد برای فیلدهای ما بطور مثال ما برای خرید پارچه از واحد متر استفاده می کنیم و میگویم 3 متر از پارپچه A بده و یا به کسی که ادرس می پرسد می گوییم 100 متر باید حرکت کنی بنابراین نتیجه میگیریم که نوع داده ،مشخص میکند هر فیلدی چه دسته از داده ها را شامل میشودو از چه نوعی است.

نوع داده شامل گزینه‌های زیر می‌باشد:

Text:

وقتی بخواهیم فیلدی بسازیم که متنی باشد از این نوع داده استفاده میشود.این نوع داده شامل حرف و عدد است که محدوده ان از 1 تا 255 کارکتر را می‌پذیرد.مثل فیلد FirstName ،LastName ،غیره

Memo :

نوع داده متنی که 65000 کارکتر حرفی را می‌پذیرد.این نوع داده مانند نوع داده Text میباشد با این تفاوت که برای فیلدهایی استفاده میشود که چند خطی هستند و تعداد کارکترهای انها بیش از 255 کارکتر است.مثل فیلد Note و غیره

Number :

وقتی بخواهیم فیلدی بسازیم که رقم و عددی باشد ازنوع داده عددی استفاده می کنیم کاربرد ان این است که برای نگهداری عملیات محاسباتی به کار می‌رود.مثل فیلد NomreDarss و غیره

Date/Time :

وقتی بخواهیم فیلدی بسازیم که قابلیت نمایش تاریخ و زمان را داشته باشد ازنوع داده Date/Time استفاده می کنیم .مثل فیلد BirthDate و غیره

Currency :

وقتی بخواهیم فیلدی بسازیم که قابلیت دریافت مقادیر پولی را داشته باشد ازنوع داده Currency استفاده می کنیم .مثل فیلد UnitPrice و غیره

AutoNumber :

نوع داده که به طور متوالی رقم می‌اندازد.یعنی با انتخاب این نوع داده به طور اتوماتیک ارقام ایجاد میشود.اصولا فیلدهای که با نام کد پرسنلی ،کد دانش اموزی و غیره از این نوع داده استفاده میشود.

Yes/No :

این نوع داده برای فیلدهایی که می خواهیم به صورت گزینشی باشد استفاده میشود.مثلا فیلد جنسیت که جواب ان بله یا خیر می باشد.






OLE Object :

کلیه برنامه‌های کاربردی که ole(object link embaded) را پشتیبانی می‌کند ، نگهداری می‌کند.در فصول بعدی در قسمت ارتباط و لینک برنامه Access با سایر برنامه های تحت Office کاربرد این نوع داده توضیح داده شده است.

HyperLink :

کلیه سندها ،آدرسهاو صفحات Web را نگهداری می‌کند. در فصول بعدی کاربرد ان توضیح داده شده است.

LookUp Wizard:

امکان انتخاب گزینه‌ها را به صورت انتخاب از لیست فراهم می‌کند.این گزینه روی دو نوع داده Text,Number قابل اجرا است و به دو صورت می‌توان آن را ایجاد نمود .

1. از Table or Query

ابتدا در نمای طراحی فیلد مورد نظر را که از نوع داده text یا number می باشد را انتخاب کرده و سپس روی همان نوع داده ، نوع داده lookup wizard را انتخاب می کنیم . در این مرحله با استفاده از جدول یا پرس و جوی مدنظر می توان look u p را طراحی نمود .
در این مثال ابتدا فیلد sex (جنسیت) انتخاب شده است و ازجدول table 1 می خواهیم برای lookup استفاده کنیم.
در این مرحله فیلد table1 که می خواهیم به عنوان لیست lookup قرار گیرد را انتخاب می کنیم.
در صورتی که بخواهیم میتوانیم لیست را به صورت مرتب شده صعودی و یا نزولی مرتب کنیم. که در زیر به صورت صعودی نمایش داده شده است.
در این مرحله یک نام برای فیلد lookup داده شده و با تائید کاربر، لیست look u p تشکیل می گردد.
نتیجه ایجاد lookup (ایجاد لیست برای فیلد جنسیت) در نمای ورود داده data sheet view قابل مشاهده می باشد.

2.ایجاد مقادیر توسط کاربر

بقیه مراحل مانند ایجاد lookup با استفاد ه از روش TABLE و یا query می باشد.

در هر دو مورد از طریق ویزارد با انتخاب گزینه‌های مورد نظر به آسانی Look Up ایجاد می‌گردد.

سایز فیلد برای داده های عددی و متنی

Field Size :

منظور از سایز فیلد همان Field Size است. نوع داده Text,Number,AutoNumber دارای فیلد سایز می‌باشند.

نوع داده Text :

Field size:50

مقدار این نوع داده به صورت عددی بوده که بطور پیش فرض مقدار 50 را نشان میدهدبه عبارتی دیگر، کنترل کننده تعداد کارکترهای ورود داده برای فیلد است.

نوع داده Number :

این نوع داده دارای فیلد سایز با محدوده های متفاوتی می باشد .مراحل زیر را دنبال کنید تا با این فیلد سایز آشنا شوید.Autonumber دارای فیلد سایزی مشابه Number میباشد.

 

قالب نمایش برای فیلدها

Format :

نحوه نمایش و قالب بندی داده های وارد شده توسط کاربر را کنترل می‌کند. فرمت برای نوع داده‌های زیر کاربرد دارد:

Text :

 



Number,Autonumber,Currency :

 



Date/Time

 

 

 



Yes/No

فرمت آن به صورت زیر می‌باشد

 

 

استفاده از Input Mask

این خصوصیت نحوه ورود داده‌ها را از لحاظ قالبندی کنترل می‌کند.داده‌های از نوع Text , Number , Date/Time , Currency دارای این خصوصیت می‌باشند ، گزینه‌ها و علائم مطرح در Input Mask به شرح زیر می‌باشد:

0 : احتیاج به عدد است.بعبارتی دیگر وقتی بخواهیم کاربر فقط بتواند داده های رقمی وارد کند و همچنین الزاما داده وارد کند از این فرمت می توان استفاده نمود .

مثال:

فیلدی را با نام وزن محصول ایجاد کنید و نوع داده ان را Number قرار دهید حال:

Input mask:000 قرار دهید .وقتی که وارد نمای ورود داده میشوید شما باید الزاما یک وزن با سه رقم وارد کنید مثلا 123 ،456 و غیره

9 : عدد یا فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست.این مورد مانند کارکتر 0 است با این تفاوت که الزاما نباید رقم وارد شود اختیاری است.مثال بالا را با این کاراکتر امتحان کنید.

#:عدد،علامت مثبت ، علامت منفی و فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست

L :احتیاج به حرف است.مثلا برای فیلد نام که از نوع داده text استفاده شده کافیست مقدار Input mask:LLLLL وارد کنید بنابراین الزاما باید داده وارد شود برای نام و باید حتما 5 کارکتری باشد مثل نام سعیده و غیره

? :حرف می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست.مانند مثال بالا اما الزامی نیست اختیاری است داده وارد کردن.مثال بالا را با این کاراکتر بررسی کنید.

A :احتیاج به حرف یا عدد است.این کارکتر برای نوع داده Text قابلیت دارد.نحوه بکار بردن ان مانند موارد گفته شده می باشد.این کارکتر را برای فیلد کد محصول بررسی کنید.بطور مثال در Input mask:AAAA را وارد و نتیجه را بررسی کنید.

a :حرف یا عدد می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست.مثال بالا را با این کارکتر بررسی کنید.

& :احتیاج به حرف یا فاصله خالی است.مثالهای بالا را با این کاراکتر بررسی کنید.

C :هر کارکتر یا فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست. مثالهای بالا را با این کاراکتر بررسی کنید.

< : کارکترهایی که بعد از آن وارد می‌شود را به حروف کوچک تبدیل می‌کند.مثلا برای فیلد نام وارد کنیدInput mask:>????? وقتی وارد نمای ورود داده فیلد میشوید با وارد کردن یک نام 5 کارکتری یا کمتر آن نام را با حروف بزرگ نمایش میدهد.لازم به توضیح است که روی فیلدهای انگلیسی اجرا میشود حروف بزرگ.

<: کارکترهایی که بعد از آن وارد می‌شود را به حروف بزرگ تبدیل می‌کند.مشابه مثال بالا اما کارکترهای انگلیسی را کوچک نمایش میدهد.

! :باعث می‌گردد کارکترها از راست به چپ وارد شوند

\ :کارکترهای که به دنبال آن می‌آیند به جای اینکه به عنوان کد خوانده شود به صورت تحت الفظی نمایش می‌یابد.یعنی اگر بخواهیم یک مقداری عینا نمایش یابد قبل از آن کارکتر از این علامت استفاده میشود.مثلا در فیلد کد محصول وارد کنیم Inputmask:\a???Aدر نمای ورود داده این مقدار را وارد کنید برنامه میپذیرد و مقدار a را به طور ثابت در همه رکوردها نمایش می یابد.مثلا aksh3 یاadfg7 یا aermz و غیره

نکته :معادل کارکتر \ می توانید از علامت نقل قول(“ “) استفاده کنید.

Inputmask:”a”???A

تعیین مقادیر پیش فرض برای فیلدها

Default Value :

شما می توانید با این خصوصیت برای فیلد طراحی شده خود یک مقدار به صورت پیش فرض تعریف کنید. به طور مثال فیلد شهر با نوع داده Text را در نظر بگیرید و خصوصیت Default Value:esfahan قرار دهید .در نمای ورود داده هرگاه رکورد جدیدی ایجاد شود شما مقدار esfahan را در ستون فیلد نام شهر می بینید،شما میتوانید این مقدار پیش فرض را پذیرفته و یاحذف و مقدار جدیدی وارد کنید.

Rule Validatin :

خصوصیتی است که امکان کنترل ورود داده ها را دارا می‌باشد، به عبارتی دیگر با تعیین مقدار در این خصوصیت کاربر را ملزم به وارد کردن مقادیر تعیین شده می‌نمایید.

برای مثال شما می خواهید فیلد کشور فقط نام کشور ایران و یا آلمان را از کاربر دریافت و لا غیر ،پس ابتدا خصوصیت Validation Rule:"Iran" or "German" را برای این فیلد وارد کنید در نمای ورود داده وقتی می خواهید برای این فیلد داده وارد کنید اگر غیر از این دو کشور کشور دیگری وارد شود ، نمی پذیرد و پیغام خطا می دهد.

انواع عملگرها

عملگرهای مقایسه‌ای :

1. > علامت بزرگتر
2. < علامت کوچکتر
3. = علامت مساوی
4. => علامت کوچکتر و مساوی
5. =< علامت بزرگتر و مساوی
6. < > علامت مخالف

عملگرهای منطقی:

1. And این شرط در صورتی برقرار است که هر دو شرط درست باشد.
2. Or این شرط در صورتی برقرار است که حداقل یکی از شرط ها درست باشد.
3. Xor این شرط در صورتی برقرار است که حداقل یکی از شرط ها غلط باشد.
4. Not این شرط در صورتی برقرار است که هر دو شرط غلط باشد.
5. …. Between ….And این شرط محدوده ایی از مقادیر را تعیین میکند.مثلا نمرات بین 15 تا 20 کافیست در این شرط بنویسیدValidation Rule:Between 15 And 20 بنابراین فقط نمرات بین این محدوده را دریافت میکند.

 



این عملگر ها برای شرط گذاری روی این خصوصیت مطابق مثال فیلد کشورکاربرد دارد در مثالهای بالا با انواع کاربردهای ان اشنا شده و می توانید بکار ببرید

Validation Text :

درصورتی که کاربر مقادیری خارج از مقادیر تعیین شده در خصوصیت قبل وارد نماید پیغام خطا صادر می‌نماید.(کاربر می‌تواند خود پیغام مناسبی درج نمایید)

Required :

در صورت فعال کردن این خصوصیت ورود داده برای آن فیلد الزامی می‌باشددر صورت وارد نکردن داده ،پیغام اخطار می‌دهد. به طور مثال اگر این خصوصیت را برای فیلد نام خانوادگی روی مقدار Yes تنظیم کنید ، در نمای ورود داده اگر کاربر ستون این فیلد را خالی گذارد و ان سطر را پر کند هنگامی که می خواهد سراغ رکورد بعد برود پیغام خطا مبنی بر اینکه این فیلد نمی تواند خالی باشد می دهد و تا زمانی که مقدار ندهید به شما اجازه ورود داده نمی دهد.

 



Length Allow Zero:

مشخص می‌کند که آیا متنی به طول صفر در فیلد قابل قبول است یا خیر.

شناسایی اصول کار با شاخص ها

شناسایی اصول کار با رابطه ها ، فیلدهای کلیدی و ایندکسها (شاخص ها)

دلیل استفاده از ارتباطات بین جداول این است که از ورود داده های تکراری بی مورد و شلوغی بانک اطلاعاتی جلوگیری شود.لذا هر بخش از اطلاعات مرتبط را در یک جدول سازماندهی مینماییم.به طور مثال بانک اطلاعاتی کارنامه دانش آموزی را در نظر بگیرید حداقل 2 جدول ، یکی مشخصات دانش اموز و دیگری مشخصات دروس لازم است برای اینکه مشخص شود هر دانش اموزی چه دروسی دارد باید بین این دو جدول ارتباط برقرار کرد.در برقراری ارتباط باید فیلدی انتخاب شود که نماینده برقراری این ارتباط شود پس باید این فیلد شاخص باشد،یعنی Index گذاری شود.همچنین این فیلد باید کلید اصلی شود (primary key).

کلید اصلی:

کلید اصلی ،داده های شما را با مشخص کردن رکوردها به صورت یکتا سازماندهی می کند.کلید اصلی فیلد خاصی از آن جدول است.

پس می توان نتیجه گرفت که فیلدی که کلید اصلی میشود خاصیت یکتایی و منحصر بفرد بودن دارد و تکرار پذیر نیست.بنابراین بدانید فیلد هایی باید به عنوان کلید اصلی انتخاب شود که یکتا باشد مانند کد دانش اموز در جدول مشخصات دانش اموز ،کد محصول،کد سفارش،کد مشتری و غیره....فیلدی مثل نام ،نام خانوادگی نمی توانند کلید اصلی شود زیر نامها و نام خانوادگی های مشابه وجود دارد پس نمی تواند یکتا باشد .بنابراین فیلدهایی که به صورت کد هستند برای این منظور کاربرد دارند.

ارتباط بین جدولها - Tables

سه نوع ارتباط بین جداول مطابق زیر موجود میباشد:

1. ارتباط یک به چند
2. ارتباط یک به یک
3. ارتباط چند به چند

برای برقراری هر کدام از این ارتباطات شرایطی لازم است که در زیر به تفضیل بیان شده است.

نکته 1- برای مورد 1و 2 حداقل 2 جدول نیاز است.

نکته 2-برای مورد 3 حداقل 3 جدول نیاز است.

- نکات ایجاد ارتباط در ارتباط یک به چند

- در جدول اول

انتخاب فیلدی به صورت منحصر بفرد با شرایط زیر

- Primary Key
-( Duplicates Index:Yes( No
- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع در جدول متناظر

- در جدول دوم

- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع هماهنگ با فیلد جدول اول
- (Index:Yes(Duplicates Ok
- Primary Key لازم نیست

نکات ایجاد ارتباط در ارتباط یک به یک

- در جدول اول

- انتخاب فیلدی به صورت منحصر بفرد با شرایط زیر
- Primary Key
- ( Duplicates Index:Yes( No
- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع در جدول متناظر

- در جدول دوم

- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع هماهنگ با فیلد جدول اول
-( Duplicates Index:Yes( No
- Primary Key

نکات ایجاد ارتباط در ارتباط چند به چند

در این نوع 3 جدول مورد نیاز می‌باشد.

- در جدول اول

- انتخاب فیلدی به صورت منحصر بفرد با شرایط زیر - Primary Key
-( Duplicates Index:Yes( No
- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع در جدول واسط
- در جدول واسط
- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع هماهنگ با فیلد جدول اول
- (Index:Yes(Duplicates Ok
- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع هماهنگ با فیلد جدول دوم
- (Index:Yes(Duplicates Ok

در جدول دوم

- انتخاب فیلدی به صورت منحصر بفرد با شرایط زیر
- Primary Key
-( Duplicates Index:Yes( No
- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع در جدول واسط

ارتباط یک به چند ، ارتباطی است که در آن محتوای یک فیلد از جدولی منحصربفرد و در فیلد مشابه از جدول دیگری بیش از یک بار تکرار شده باشد.

در ارتباط یک به یک درست همان تعداد رکورد که در جدول اول است در جدول دوم نیز وجود دارد.

تلفیق دو مورد بالا در مورد رابطه چند به چند صادق است.

نکته :در مثال بانک اطلاعاتی کارنامه دانش آموزی ،جدول اصلی دانش اموز می باشد.زیرا این دانش اموز است که درس را میگیرد ،پس فیلد کد دانش اموزی در جدول مشخصات دانش اموزی کلید اصلی میباشد و یکتا و ایندکس ان تکرار ناپذیر میباشدو در جدول مشخصات دروس کد دانش اموزی را ساخته و ایندکس ان را تکرار پذیر قرار دهید.بنابراین ارتباط یک به چند برقرار میشود.

نحوه Relationship کردن

بعد از تعیین خصوصیات، به وسیله RelationShip از منو Tools با عمل Drag & Drop پنجره Relationship باز میشود که می‌توان ارتباط برقرار نمود.

 




 

شناسایی اصول نحوه کپی و اضافه نمودن جداول

برای کپی جداول کافیست نام جدول مورد نظر را از لیست شی جدول انتخاب کنید سپس از منو Edit گزینه copy را انتخاب سپس از منو Edit گزینه past را انتخاب نمائید.پنجره paste Table As ظاهر میشود ابتدا از شما نام جدول می خواهد سپس از قسمت past option باید مشخص کنید که فقط ساختار ان جدول که کپی از ان گرفته اید را می خواهید و یا ساختار ان را همراه با داده های ان و یا اضافه کردن داده ها به یک جدول که ازقبل موجود بود سپس دکمه ok را بزنید.

 

خلاصه فصل - تمرین عملی

آنچه آموختید:

آموختید که جدول تهیه شده را چگونه میتوان با اجرا در نمای طراحی تغییر خصوصیات داد و روی فیلد های طراحی شده چگونه میتوان قالب بندی خاص نمود همچنین با استفاده از خصوصیت validation Rule چگونه میتوان برای جدول شرط گذاشت و کاربر را برای ورود داده محدود نمود و برای اینکه کاربر بداند چه نوع مقادیری را میتواند وارد کند از خصوصیت validation text استفاده نموده و پیغام لازم را ایجاد کرد.همچنین با کپی و اضافه نمودن جداول اشنا شدید.

تمرین عملی:

1- سپس جدولی با شرایط زیر ایجاد نمایید.

جدول دانش آموزی شامل فیلدهای زیر باشد.

کد دانش آموز- نام دانش آموز- نام خانوادگی – نام پدر- سال تولد- شماره شناسنامه- آدرس- تلفن این جدول را از 3 روش ایجاد جدول ایجاد نموده و تفاوت آنها را مشاهده و نتیجه طراحی را بررسی کنید.

به جدول بانک اطلاعاتی ساخته شده قابلیت ها و خصوصیات زیر را اضافه کنید.

نام دانش آموز دارای فیلد سایز 25 شود.

به طور پیش فرض نام پدر علی باشد.

برای تمام فیلد ها برچسب فارسی بگذارید.

توانایی انجام عملیات بر روی جداول

در این فصل با کار روی داده ها آشنا میشویم و اینکه چگونه میتوان داده های مورد نظر را جست و جو و جایگزین نمود و با نکات ایجاد ارتباط بین جداول آشنا میشوید و با کاربرد برنامه Access در برنامه Word ،Excle اشنا میشوید و کار با فایلهای متنی در قالب برنامه Access و همچنین بکارگیری ClipBoard در داخل سازی جداول کار می کنیدو توانایی کار با Exporting از جداول را به سایر برنامه ها پیدا می کنید.

توانایی انجام عملیات بر روی جداول

Edit روی محیط Design

• مراحل درج سطر Insert Rows
• استفاده از منو Insert انتخاب Rows
• استفاده از ابزار Insert Rows
• مراحل حذف سطر Delete Rows
• استفاده از منو Edit انتخاب Delete Rows و یا Delete
• استفاده از ابزار Delete Rows
• انتخاب سطر و انتخاب Delete از روی صفحه کلید

آشنایی با تنظیم خصوصیات محیط ورود داده( Data sheet View)

منو Format :

Font :

تغییر فونت ،سبک فونت ،سایز فونت و effect Cell یا Datasheet… : تغییر ساختار صفحه گسترده از لحاظ Gridها و…….

Row Height :

امکان تنظیم ارتفاع سطر ، در صورتی که گزینه استاندارد فعال شود ارتفاع پیش فرض فعال میشود.

Column Width :

امکان تنظیم طول ستون ، در صورتی که گزینه استاندارد فعال شود طول پیش فرض فعال میشود.انتخاب گزینه BestFit باعث میشود که طول ستون بر اساس نوشته‌ها تنظیم شود.

Rename Column:

امکان تغییر نام فیلد را فراهم می‌اورد.

Hide Columns :

امکان پنهان کردن فیلد را فراهم می‌اورد.

UnHide Columns :

امکان آشکار شدن فیلدپنهان شده را فراهم می‌اورد.

شناسایی اصول ورود ،تصحیح و تعیین جهت داده های در جداول

نحوه انتخاب فیلد و رکورد:

 



حرکت در جدول باکلیدهای صفحه کلید:

 



کلید های میانبر برای ورود و تصحیح داده ها

- تایپ داده متناسب با نوع داده انتخابی و قالبندی انتخابی

-استفاده از ‘+Ctrl که اطلاعات رکورد قبلی را به رکورد جاری منتقل می‌سازد.

- استفاده از:+Ctrl برای ورود تاریخ جاری سیستم

- استفاده از;+Ctrl+Sift برای ورود زمان جاری سیستم

- استفاده از Copy،Ctrl+C و سپس Paste

- استفاده از Cut،Ctrl+X و سپس Paste

اضافه کردن رکورد به جدول ،حذف رکورد جدول

طریقه حذف رکوردها:

- انتخاب گزینهDelete Rcord از منو Edit
- R.C روی رکورد و انتخاب گزینه Delete Record
- استفاده از ابزار Delete از باکس ابزار

- اضافه کردن رکورد به جدول:

- انتخاب گزینهNew Rcord از منو Insert
- انتخاب گزینه New Record از راهنمای رکورد
- استفاده از ابزار New Record از باکس ابزار
- R.C روی رکورد و انتخاب گزینه New Record

شناسایی اصول مرتب سازی و جستجو و فیلتر نمودن داده ها در جدول

برای مرتب سازی فیلدها باید ستون فیلد مورد نظر را انتخاب کرده از منو Records گزینه Sort را انتخاب کنید.Sort Ascending مرتب سازی صعودی است از حرف اول الفبا به انتها ،Sort Descending مرتب سازی نزولی است از حرف اخر الفبا به ابتدا الفبا.

 



تثبیت نمایش یک فیلد جدول (Freezing)



Freeze Columns :

ابتدا فیلد مورد نظر خود را انتخاب کنیدواز منو Format این گزینه را انتخاب کنید.فیلد فریز شده در ابتدا فیلدها قرار گرفته و ثابت می‌شود،و سایر فیلدها می‌توانند به صورت کشویی منطبق با آن فیلد قرار کیرند UnFreeze All Columns :عکس عمل فریز می‌باشد.

جستجو رکوردهای مورد نظر در جدول

Find :

امکان جستجو روی دادهای یک جدول ، فرم وپرس و جو را امکان پذیر می‌سازد.انتخاب از منو Edit ویا Ctrl+Fو یا ابزار آن .

 



Find What :گزینه مورد جستجو در این قسمت درج میشود.

Look In :

مکان جستجو باشد ،که می تواند کل جدول باشد یا فیلدی که شما برای جستجو انتخاب کرده اید.

- Search :جهت جستجو را می توان انتخاب نمود.

- All: روی کل
- Up: قسمت بالا
- Down : قسمت پایین

- Match : شیوه جستجو ،بعبارتی چگونگی جستجو میباشد بر اساس موارد زیر:

- Any Part Of Field(جستجو بر اساس بخشی از داده درج شده)
- Whole Field(جستجو بر اساس تمام داده درج شده)
- Start Of Field(جستجو بر اساس شروع داده درج شده)

Match Case : انتخاب این گزینه جستجو را نسبت به حروف بزرگ و کوچک حساس میکند.

Find Next : با انتخاب این دکمه جستجو یکی یکی اغاز میشود.

- Search Field As Formatted : اگر دنبال داده قالبندی شده‌ای می‌گردید باید از آن استفاده نمایید.بطور مثال اگر فیلد Date/Time به نوعی قالبندی شده باشد که تاریخ را بصورت 2003,11,January نمایش دهدو شما به دنبال تاریخ با فرمت 11/1/2003 بگردید،Access نتیجه جستجو را مثبت تلقی کرده اما اگر گزینه مزبور را فعال کنیدAccess فقط در صورتی نتیجه را مثبت می‌دهد که تاریخ به صورت2003,11,January وارد شده باشد.

Find براساس قالبندی زیر:

1. :کارکتر *.مثال *Sm یعنی دو حرف اول Sm بقیه هر تعداد و هر حرفی می‌تواند باشد.

2. ? :یک کارکتر. مثال Sm?th یعنی دو حرف اول Sm حرف سوم یک کارکتر و هر حرفی می‌تواند باشدو سپس th.

3. # :تطبیق با یک عدد.لذا اگر به دنبال ##166 بگردید access تمامی دادهای 5 رقمی را که با 166 شروع شود را انتخاب می‌کند

جایگزینی مقادیر فیلدهای مورد نظر به طور خودکار

درصورتی که بخواهیم دادهایی را تغییر دهیم از روش جستجو پیدا سپس داده مورد نظر را جایگزین می‌کنیم.گزینه‌های آن مشابه Find می‌باشد.

Find What :درج داده مورد جستجو

Replace With :درج داده ای که می خواهیم جایگزین گزینه مورد جستجو شود

Replace : جایگزینی یکی یکی صورت می پذیرد

Replace All :جایگزینی یکجا صورت می پذیرد

 

فیلتر

فیلتر نمودن داده های جدول

توسط گزینه Filter از منوی Record می‌توان داده‌های مورد نظر را از بقیه داده‌ها جدا نمود.

انواع فیلترها

Filter by form (فیلتر شرطی)

این فیلتر دارای محیطی می‌باشد با گزینه‌های زیر:

• Look For (امکان جستجوو جدا سازی)

• Or (امکان شرکت گذاری)

1 - امکان شرکت گذاری : در این نوع فیلتر محیطی مثل شکل fb ظاهر میشود تمام داده ها بصورت لیست combo می باشد یعنی از لیست قابل انتخاب است،حال از هر فیلدی داده ای که می خواهیم فیلتر شود را انتخاب می کنیم اما در یک زمان می توانید چند تا فیلد را داده هاشون را انتخاب کنید برای فیلتر شدن. و قتی نتیجه فیلتر را دیدید باز این فیلتر را انتخاب کنید سپس در قسمت or فیلدهای دیگر را انتخاب و از داده ها ش برای فیلتر شدن استفاده کنید و نتیجه اش را مشاهده کنید.

2. seletion Filter by (فیلتر بر اساس انتخاب)ابتدا فیلد مورد نظر را برگزیده و سپس داده ای که می خواهید فیلتر شود را انتخاب کنید و از این فیلتر استفاده کنید و نتیجه را مشاهده کنید.

3. Filter Excluding Selection (عکس عمل فیلتر قبل)یعنی هر داده ای را غیر از داده انتخابی نمایش دهد.

4. Advanced Filter / Sort :فیلتر شرطی با ساختار پرس و جو.با مراجعه به فصل پرس و جو ها و مطالعه ان براحتی می توانید با این نوع فیلتر کار کنید.

5. For Filter :تنها فیلتری است که با R.C روی رکورد به صورت یک میانبر عمل می‌کند و می‌توان با تایپ کلمه مورد نظر در Filter For و Enter عمل فیلتر را انجام داده و داده مورد نظر خود را فیلتر نماید.

نکته :

به طور کلی فیلترها روی سلولی از فیلدها یا به عبارتی روی فیلدها اعمال می‌گردد.

• Apply Filter :برای اجرای فیلتر بکار می‌رود.

• Remove Filter :از حالت فیلتر به جدول بر‌می‌گردد.

ادغام پستی - Mail Merge

ادغام پستی(Mail Merge) بکار بردن فایل Access در برنامه Word

ادغام پستی برنامه Word یکی از بهترین ابزارها میباشد برای ادغام کپی باید یک سند در Word ساخته سپس اجزای مخصوص ادغام رادر آن قرار دهید و آن را باه یک منبع داده تلفیق کنید برنامه ی Word داده ها ی موجود در منبع را با اجزای مخصوص ادغام جایگزین میکند وبه ازای هر یک از رکورد های منبع داده یک سند منتقل ایجاد می کند . مثلا فرض کنید جدولی داریم که مشخصات اساتید ما را در بر دارد حال می خواهیم آنها را به جلسه ی مربیان دعوت کنیم و همه ی آنها یک دعوتنامه مشابه هم داشته باشند . برای این منظور ابتدا باید اطلاعات موردنیاز اساتید را از جدول بانک اطلاعاتیمان استخراج کنیم و سپس با استفاده از پیون link Office گذینه ی Merge It With Microsoft Office Word (ادغام با برنامه Word )این داده ها را با برنامه ی موردنظر ادغام می کنیم .

نکته : این قابلیت (Mail Marge)مخصوص اشیاء جدول و پرس و جو می باشد و شامل فرم و گزارش نمی شود مراحل زیر را دنبال کنید تا یک ادغام پستی انجام شود .

1- ابتدا جدول مشخصات اساتید را بسازیدکه شامل(نیروهای کد مدرس نام – نام خواندگی- میزان تحصیلات-مدس فعال – تعداد کلاس ها شود)

 



2- سپس مطابق شکل برای آن رکورد وارد کنید .

 



3- سپس از آن یک Query از طریق Design زیر که دارای شرایط زیر میباشد مطابق شکل

 



- شرط فیلد Active مدرس فعال را Yes قرار دهید . - شرط فیلد Quantity Class (تعداد کلاس ) را بزرگتراز صفر قرار دهید . نتیجه ی اجرای پرس و جو در شکل قابل مشاهده است .

 



4- سپس نام پرس وجویی راکه ساخته اید انتخاب سپس مسیر زیر را انتخاب کنید
Tools\Office link\ Merge It With Microsoft Office Word منوی

5- از پنجره ی ویزارد ادغام پستی (Microsoft Word Mahl Marge Wizard) گزینه ی Creat a New را فعال نموده وسپس Ok را انتخاب کنید .

6- برنامه ی Wordاجرا میگردد و بقیه ی ابزارهای Mail Marge فعال می گردد .

7- انتخاب دکمه ی Insert Marge Fild برای تعیین محل نمایش داده ها بر روی مستند استفاده می کنیم .

8- پنجره ی Insert Marge Fild ظاهر میشود که میتوان فیلد ها رابا دکمه ی Insert به سند اضافه کنید .

9- حال شما می توانید متن های لازم را اضافه کنید به طور مثال برچسب برای نام فیلد قرار دهید و متن دعوت نامه را اضافه کنید .

10- سپس گزینه ی Merge Data View را انتخاب کنید .

11- در این مرحله شما می توانید اطلاعات کامل هر فرد را به همراه دعوتنامه ببینید با انتخاب Next Record نام تمام مخاطبین مختلف را مشاهده کنید.

سپس میتوانید با توجه به قابلیتهای Wordبه هر فردی اطلاعات را Mail کنید.

شناسایی اصول Tmporaing جداول

برای داخل سازی جداول باید موارد زیر را دنبال کنید.

جداول خارجی

راه های مختلفی برای وارد کردن جدول از محیط های خارج از بانک اطلاعاتی Access می باشد مثل Import ،Link ،OLE Object .

ارتباط با فایلهای صفحه گسترده

یکی از قابلیت های خوب برنامه Access سازگاری با سایر برنامه های Office بلخصوص با برنامه صفحه گسترده( برنامه Ms Excel) می باشد.در برنامه Access میتوان کل یک فایل Excel یا بخشی از آن را فراخوانی نمود.
شما میتوانید کلیه عملیات های محاسباتی قابل انجام با برنامه Excel ابتدا در آن محیط ایجاد کنید. و سپس آن را در محیط برنامه Access به عنوان جدول وارد نمایید. شما قادرید تمام فیلد ها یا بخشی از فیلد های موجود در برنامه Excel را به جدول یا جداولی از برنامه Access اضافه کنید. در زیر مثالی نحوه بکار گیری برنامه Excel در برنامه Access را بررسی میکنیم.

ابتدا در برنامه Excel داده هایی با عناوین و مقادیر زیر ایجاد کنید.

کد رشته(Customer ID) – نام شرکت(Company name) – عنوان تماس(Contact title) – نام تماس (Contact name – آدرس(Address) – شهر (City )– ایالت(Region) – کد پستی (Postal code) – کشور (Country) – تلفن (Phone) – Fax سپس 3 رکورد داده مطابق جدول داده شده برای آن وارد کنید و آن فایل را تحت نام Customer ذخیره کنید. سپس مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید.

در منوی File گزینه Get external data را انتخاب سپس زیر گزینه آن Import را انتخاب کنید.
در لیست File of type گزینه Microsoft excel را انتخاب کنید تا نام فایلی که در Excel ساخته بودید ظاهر شود.

فایل را انتخاب کرده گزینه Import را انتخاب کنید. پنجره Import spread sheet wizard ظاهر میگردد.

 



در این پنجره محتویات فایل شما قابل مشاهده میباشد که با حرکت نوار های لغزان میتوانید محتویات آن را بررسی کنید. شما قادرید هر محتویاتی از سه، Sheet موجود که دارای مقادیر مورد نیاز شما هست را انتخاب کنید.

 



Next را اجرا تا به مرحله بعد بروید.

گزینه First Row contains column heading را انتخاب کنید تا سطر اول اطلاعات به عنوان فیلد برگزیده شوند. با توجه به این کار یک کادر خاکستری از سطر اول ایجاد میشود. و با سرور داده ها این سطر ثابت باقی میماند.

 



سؤال: چرا سطر اول ثابت باقی میماند؟

جواب: به دلیل اینکه فیلدها مقادیر تشکیل دهنده جدول هستند و از خواص فیلدها ثابت بودن نشان در جدول میباشد.

تذکر: به هنگام وارد کردن فایل Excel به یکی از جداول موجود، تمامی اسمی فیلد ها و انواع داده ها باید با هم مطابقت داشته باشند. چون در صورت عدم مطابقت پیغام خطا توسط برنامه ظاهر می گردد و ممکن است به جای اضافه کردن به جدول مورد نظر یک جدول با نام Import error table میسازد و تا زمانی که اشکال را برطرف نکنید نمی توانید آن را به جدول مورد نظرتان انتقال دهید.Next را اجرا تا به مرحله بعد بروید.

در این مرحله از شما میپرسد کجا می خواهید داده هایتان را ذخیره کنید؟ دو راه وجود دارد:

در یک جدول جدید In a new table.یک جدول که از قبل موجود بوده و اکنون در Database جاری موجود است.( In an existing table )گزینه دوم را انتخاب کرده، از لیست آن Custom را برگزینید.

Next را اجرا تا به مرحله بعد بروید.

در این مرحله نشان می دهد که اطلاعات شما به جدول Custom، Import شده است Finish را انتخاب نمایید پیغام مبنی بر تایید اطلاعات داده می شود Ok نموده و سپس جدول Custom خود را باز نمایید تا مطمئن شوید که به لیست جدول شما اطلاعات اضافه شده است.

فایلهای متنی

فایل متنی قابلیت که دارای محتویات متنی و ارقامی باشد اگر داده های فایل متنی دارای قالب و فرمتی باشد که قابل شناسایی در برنامه Access به عنوان جدول باشد قابل استفاده است.
ابتدا اطلاعات را در برنامه Text Document وارد کنید.
سپس مراحل زیر را دنبال کنید:

در منوی فایل گزینه Get External Data را انتخاب سپس زیر گزینه آن Import را انتخاب کنید.

در لیست File Of Type گزینه Text Files را انتخاب کنید تا نام فایلی که در محیط متنی ساخته اید ظاهر شود.

 



فایل را انتخاب کرده گزینه Import را انتخاب کنید. در این مرحله اطلاعات فایل متنی شما نمایش می یابد در فایل متنی هر رکورد و حاصل Enter در برنامه متنی می باشد و هر فیلد از فیلد بعدی با یک کاما یا کاراکتر خاص دیگر به نام Delimiter جدا می شود در این پنجره با انتخاب گزینه Delimiter اجازه می دهد تا شما در مرحله بعد نحوه جدا شدن فیلدها را انتخاب کنید.

 



Next را اجرا تا به مرحله بعد بروید.

در این مرحله باید نحوه جدا شدن فیلدها را مشخص کنید پیش فرض آن جدا کننده Tab می باشد.
کادرField Names First Row Contains را برای تعیین فیلدها انتخاب کنید و گزینه text QuailFier را روی دابل کوتیشن قرار دهید .
Next را اجرا تا به مرحله بعد بروید.
روی In an Existing Table کلیک کنید و گزینه Customer را از لیست آن انتخاب کنید.
سپس Next را انتخاب تا به مرحله بعد بروید.

 



سپس در این مرحله تایید اطلاعات وارد شده، انتخاب finish، انتخاب Ok و بررسی اطلاعات اضافه شده به جدول Customer.

استفاده از Clip Board جهت داخل سازی جداول

در این روش از Clip Board برای داخل سازی داده ها استفاده می نماییم که برای اجرای آن از فرمان Copy و سپس Past استفاده می نماییم. مراحل زیر را دنبال تا با نحوه اجرای داخل سازی داده ها آشنا شوید.

1-ابتدا جدول مورد نظر را در نمای طراحی Design View اجرا کرده.

2-سپس تمام فیلدها را انتخاب کرده.

3-از منوی Edit و یا ابزار Copy روی نوار ابزار و یا راست کلیک روی محتوی گزینه Copy را انتخاب کنید.

4-جدول را بسته سپس یک فایل جدید باز کنید.(مثلا فایل db2 )

5-از روش Design View در این فایل جدید یک جدول بسازید سپس به تعداد خانه های کپی گرفته در این جدول جدید انتخاب کنید.

6-در این مرحله از گزینه Past برای درج کردن استفاده نمایید ( روشهای مختلف Past شامل منوی Edit انتخاب Past – ابزار Past از نوار ابزار و یا راست کلیک انتخاب Past بدین روش داخل سازی داده ها صورت می پذیرد).

نکته : برای وارد کردن رکوردها از یک جدول به جدول دیگر در همان فایل یا در فایل جدید نیز به روش وارد کردن فیلد از یک فایل به یک فایل دیگر مراحل اجرا می شود فقط موارد زیر را مد نظر داشته باشید.

*-جدول را در نمای ورود داده Data Sheet باز کرده سپس یک یا چند رکورد مدنظر را انتخاب کنید و سپس انتخاب گزینه Copy

*-انتخاب جدول در فایل جاری و یا انتخاب جدول در فایل جدید دیگر سپس باز کردن جدول مورد نظر انتخاب رکورد خالی سپس Past کردن داده ها.

نکته1 : در صورتی که چند رکورد را انتخاب کنید Access پیغام می دهد آیا می خواهید اطلاعات در Clip Board ذخیره شود؟ شما گزینه Yes را انتخاب کنید.

نکته2 : بعد از Past کردن از شما می پرسد آیا می خواهید رکوردها ذخیره و نگهداری شوند؟ شما تایید کنید تا داده ها به جدولتان اضافه شود.

شناسایی اصول Exporting از جدول

خروج اطلاعات به دیگر برنامه های کاربردی برای خارج کردن جدول از برنامه Access به سایر برنامه های تحت Office مثل Word، و Excel از روش Export کردن جداول استفاده می کنیم نکته قابل توجه این است که شی های Access - Table, Query,… قابلیت ارسال شما به تمام برنامه ها را ندارند که طی جدولی مشخص می کنیم شی Table امکان ارسال به چه محیط ها و Query به چه محیط های دیگر و ... را دارند. طی مراحل زیر یک نمونه از ارسال جدول به برنامه Excel شرح داده شده است.

1-ابتدا جدول مورد نظر را انتخاب کرده از منوی File گزینه Export را انتخاب کنید.

سپس از پنجره To… "نام جدول" Export Table در قسمت Save as Type آن Microsoft Excel 97-2005 را انتخاب کنید ( اگر از ورژن پایین تر Excel استفاده می کنید گزینه Microsoft Excel 97-2002 را مشاهده می کنید که می توانید آنرا انتخاب کنید ) و سپس نام فایل Excel مدنظرتان را برگزینید ( مثل Book1 ) سپس گزینه Save Formatted را برای حفظ فرمت برنامه و سپس گزینه Auto Start را برای فعال شدن شروع انتخاب کنید و در نهایت دکمه Export را فعال کنید.

سپس فایل Excel مورد نظر را باز کرده و نتیجه را مشاهده کنید.

خروج اطلاعات از طریق clip Board

در قسمت وارد کردن جدول و اطلاعات از طریق Clip Board، خروج اطلاعات به جداول دیگر از فایلهای دیگر Data Base از طریق Clip Board و خاصیت Past توضیح داده شد.

خروج اطلاعات به فایلهای متنی

در این مرحله قصد داریم خروج جدول از برنامه Access را به یک فایل متنی بررسی کنیم بنابراین مراحل زیر را دنبال کنید.

1-ابتدا جدول مورد نظر را از فایل برنامه تان انتخاب از منوی File گزینه Export را انتخاب کنید. 2-پنجره Export Table … ظاهر می شود در قسمت Text File, Save as Type را انتخاب سپس نام فایل متنی مورد نظرتان را برگزینید گزینه های Auto Start, Save Formatted را فعال روی دکمه Export کلیک کنید.

 



سپس پنجره as "نام جدول" Encode ظاهر می شود که برای ارسال فایل متنی نوع کدینگ فایل را از شما می خواهد که به فایل متنی در محیط Windows می باشد یا Ms- Dos و یا Unicode و یا Unicode - utf- 8 شما انتخاب پیش فرض را برگزیده دکمه Ok را فشار دهید.

 



سپس فایل متنی مورد نظر را باز کرده و نتیجه را مشاهده نمایید.

وارد کردن اطلاعات از دیگر فایلهای مختلف

وارد کردن اطلاعات از یک فایل HTML

HTML یک زبان برنامه نویسی Web است HTML مخفف کلمه Hyper Text Markup Language است. HTML از تک هایی برای نمایش یک جدول روی یک صفحه وب اجزای جدول که همان سطر و ستون و خانه های آن است و ترازبندی متن و غیره استفاده می کند که تک های آنها را در میان تک های HTML مناسب قرار می دهند.

وارد کردن اطلاعات از یک فایل HTML به برنامه Access

ابتدا از منوی File گزینه Get External Data را انتخاب و زیر گزینه Import را برگزینید.
2-سپس از پنجره Import از Files Of Type گزینه HTML Document را انتخاب کنید سپس نام فایل HTML شما ظاهر می شود آنرا انتخاب کنید.

 



نکته : در صورتی شما می توانید یک فایل HTML را به برنامه Access وارد کنید که با برنامه نویسی HTML آشنای داشته باشید و یک صفحه با استفاده از این صفحه بسازید لازم به ذکر است که فایل HTML به شکل یک صفحه ذخیره شده از اینترنت می باشد که در شکل h1 فایل HTML انتخابی ما نمونه ای از آن می باشد.

3-در این مرحله اطلاعات نمایش می یابد که با انتخاب گزینه First Row Contains column Headings سطر اول اطلاعات به عنوان فیلد انتخاب و به رنگ خاکستری نمایش می یابد.

4-در مرحله بعد اسم جدولی که می خواهید اطلاعات HTML به عنوان جدول در آن ذخیره شود را انتخاب کنید.

5-در مرحله بعد تایید شما درباره نام جدولی انتخاب برای Import شدن را می خواهد Finish را انتخاب کنید.

 



سپس جدول ( در اینجا جدول مشخصات می باشد ) که اطلاعات به آن اضافه شده را باز و نتیجه را مشاهده کنید .

تذکر مهم : تمامی روشهای ورود و خروج داده ها به خوبی کار می کنند اما سریعترین و بهترین روش به اشتراک گذاشتن داده ها با برنامه های دیگر استفاده از Past, Copy می باشد (به عبارتی استفاده از Clip Board )

خلاصه فصل - تمرین عملی

آنچه آموختید:

به دو مورد ویرایش در جدول پرداخته شد. یکی کار روی داده های جدول که توسط اپراتور یا کاربر وارد میشود که شامل انتخاب و حذف و... بود و دیگر کار روی فیلد های جدول که شامل اضافه کردن فیلد حذف کردن آن و انتخاب فیلدها می باشد. همچنین با انواع جست و جو ها آشنا شدید یا بر اساس انتخاب بود و یا به صورت شرطی و سپس جایگزینی داده ها توسط گزینه Replace همچنین با انواع ارتباطات که شامل ارتباط (یک به چند)1-∞ و (یک به یک)1-1 و(چند به چند) ∞-∞ میباشد آشنا و با نحوه ایجاد و طراحی آنها آشنا شدید.

تمرین عملی:

به Database قبلی خود جدول دیگری به نام مشخصات دروس اضافه نموده با فیلد های 1-کد درس 2- نام درس 3- نمره درس 4- ضریب درس سپس یک فیلتر بر اساس نمره 18 و یا نام دانش اموزان انجام دهید.و سپس مابین جدول مشخصات درس و مشخصات دانش آموزی ارتباط مناسب برقرار نمایید.

توانایی طراحی سوال

در این فصل با انواع طراحی پرس و جو آشنا شده و کاربرد توابع در پرس و جوها را می آموزیم.

توانایی طراحی سوالQuery

1. Design View
2. Simple Query Wizard
3. Cross Tab Query Wizard
4. Find Duplicate Query Wizard
5. Find Unmatched Query Wizard

 



1. ایجاد از طریق طراحی
2. ایجاد با ساده‌ترین شکل از ویزارد
3. گروهبندی فیلدها به صورت سطری ستونی و استنتاج نتایج از تقاطع داده‌های حاصل از سطر و ستون ایجاد شده.
4. مقایسه دو جدول و یافتن تمام رکوردهای تکراری از دو جدول .
5. مقایسه دو جدول و یافتن تمام رکوردهای تکراری از یک جدول .

تعریف Query:

اطلاعات یک یا چند جدول را با شرایط خاص تحت پرس و جو ایجاد می‌نماید، و همچنین امکان ساختن فیلدهای محاسباتی نیز امکان پذیر می‌باشد.

تعریفQueryبه دو بخش تقسیم می‌گردد:

1. Select Query
2. Action Query

ساده‌ترین پرس و جو Select Query می‌باشد ،یعنی پرس و جو بر اساس انتخاب.
Query می‌تواند یک فیلد را در بر بگیرد.
چون تغییرات روی پرس‌و جو روی جدول متناظرش اعمال می‌شود بنابراین صفت Dynamic داده اند.
چون پرس‌و جو زیر مجموعه یک یا چند جدول یا پرس‌و جو است به آن صفتSubSet داده‌اند.

ایجاد Query از طریق Design View

• با ظاهر شدن پنجره Show Table میتوان Query را از

1. Table
2. Query
3. Both
ایجاد نمود.

به طروق زیر می‌توان فیلدها را از قسمت Field List به گزینه Field در قسمت Design Gerid انتقال داد:

1. انتخاب فیلد با عمل Drag & Drop
2. انتخاب فیلد و عمل دابل کلیک روی فیلد
3. انتخاب گزینهField و زدن حرف اول
4. توسط *میتوان همه فیلدها به پایین منتقل کرد که نتیجه آن در زمان اجرا مشخص می‌شود.
5. انتخاب عنوان جدول و استفاده از Drag & Drop

• ‏Table : مشخص کننده نام جدول
• Sort : مرتب کردن به صورت صعودی و یا نزولی
• Show :امکان فعال یا عدم فعال بودن فیلد
• Criteria :امکان شرط گذاری توسط این قسمت فراهم می‌شود.از عملگرها و شروط ذکر شده در Validation Rule برای این قسمت می‌توان استفاده نمود.
• Or :شرط یا

شناسایی اصول انجام عملیات محاسباتی در سوال

کاربرد Total در Select Query

از منوView این گزینه را انتخاب می‌نماییم.یا از ابزار آن

این گزینه شامل موارد زیر می‌باشد:

1. Sum محاسبه جمع مقادیر
2. Avg محاسبه میانگین مقادیر
3. Min تعیین کمترین مقدار
4. Max تعیین بیشترین مقدار
5. Count محاسبه تعداد مقادیر
6. StDev محاسبه انحراف معیار
7. Var محاسبه واریانس
8. First تعیین اولین مقدار
9. Last تعیین آخرین مقدار
10. Expression امکان استفاده از عبارت ساز برای ساختن فیلد محاسباتی

آشنایی با کاربرد فیلدها و شرایط در طراحی

نحوه شرط گذاری بر اساس نوع داده‌ها:

• Text :مقدار متنی را وارد می‌نماییم.امکان استفاده از دو کارکتر عام *,? امکان پذیر می‌باشد.

• Number,Currency :مقدار عددی را وارد می‌نماییم.

• Date/Time :مقدار تاریخ/ زمان را وارد می‌نماییم.

مثال:11/2/2002 عکس‌العمل برنامه#11/2/2002#

• اگر در قسمت Criteria بنویسیم Null برنامه Is”Nall” را می‌نویسد

شناسایی اصول انجام عملیات محاسباتی در سوال

مثال:

محاسبه نمره نهایی

در گزینه ،(Field total:(nomreh) *(zarib nomreh فعال بودن فیلدهای شرکت کرده در این فیلد محاسباتی همچنین فعال بودن Expression از Totals .
از علائم ریاضی و همچنین از + ،&(الصاق)در عبارت سازی می‌توان استفاده نمود.
CCUR( ) تابعی است که مقدار عددی را با واحد پول نمایش می‌دهد.

شناسایی اصول ایجاد سوال با استفاده از چند جدول

شما می توانید پرس و جویی ایجاد نمایید که شامل چند جدول باشد.

 



شناسایی اصول طراحی سوال با شرایط دارای پارامتر

تا کنون پرس و جوها بر اساس تعیین شرط در زمان طراحی بررسی شد و اکنون می خواهیم امکان جا گذاری را برای کاربر و در زمان اجرا فراهم آوریم و همچنین بدین روش امنیت اطلاعاتی را بالاتر بریم تا کاربر در زمان اجرا نیاز به استفاده از نمای طراحی را نداشته باشد.

بنابراین اگر معیار یک پرسش به جای آنکه طراحی مشخص شود و در زمان اجرا تعیین شود به آن پرسش پارامتری گفته خواهد شد.

مرحله 1 (پرسش پارامتری)

روش کار:


ابتدا گزینه new و سپس انتخاب فیلدهای مورد نظر و انتقال به قسمت شبکه طراحی در قسمت criteria از دو پارامتر کروشه به این منظور اشتفاده می نمائیم.

سپس run، پنجره ایی ظاهر می شود که نام محصول را می خواهد و کاربر می تواند نام مورد نظر خود را وارد کند و نتیجه را مشاهده نماید.

مرحله 2 (استفاده از علائم عمومی)

حال می خواهیم یک پرس و جو پارامتری ایجاد نمائیم که براساس پارامترهای شرطی عام اجرا گردد و به عبارتی دیگر در هنگام سئوال مقدار کاربر بتوان مقداری با استفاده از کارکترهای عام مثل ؟ بکار برود.

روش کار

مثل روش قبل پرس و جو را ایجاد می نمائیم و اما اینبار از گزینه like قبل از پارامتر کروشه استفاده می نمائیم و بدین صورت Critried:Like [Enter product Name]

مرحله 3 (پرسشهای پارامتری محدوده ای)

حال می خواهیم پرس و جویی ایجاد نمائیم که یک محدوده معینی را از اطلاعات را نمایش دهد و مثلا تاریخ های سفارش بین 1/9/83 تا 20/12/83 را نمایش دهد.شکل 32

روش کار

مانند روشهای قبل ابتدا پرس و جو را ایجاد نموده و سپس در critriea می نویسیم.
Criteria:Between [Enter start order dare:] AND [Enter End order date:]

شناسایی اصول طراحی سوال ، سطری –ستونی

پرسش ضربدری Crosstab Query

این پرسش و جو دارای اهمیت فراوانی است و این نوع خاص می باشد و این پرس و جو به صورت یک ماتریس دوبعدی می باشد که روی هر خانه آن عملیاتی ریاضیاتی انجام می شود و به طور مثال با ایجاد چنین پرس و جویی می توان معدل هر دانش آْموز را محاسبه کرد.

نکته: برای ایجاد چنین پرس و جویی می توان از دو یا چند جدول پرس و جوی ساده استفاده نمودسپس از نتیجه حاصله یک Crosstab Query ایجاد نمود.مراحل زیر را دنبال کنید تا با نحوه ایجاد این نوع پرس و جو اشنا شوید.
ابتدا از کوئری مورد نظر یک crasstab ساخته در مرحله اول ابتدا که دانش آموز و نام خانوادگی آن را انتخاب می کنیم.
در مرحله دوم نام فیلد درس را انتخاب می کنیم.
در مرحله سوم نمره درس را انتخاب می کنیم.
و سپس تابع Avg را انتخاب می کنیم و سپس next غیر فعال میشود یک نام برای این پرس و جو انتخاب کرده finish رامی زنیم.
نتیجه را مشاهده نمایید.

 

شناسایی اصول طراحی از نوع قابل اجرا

آشنایی با Action Query

شامل:

 



شناسایی اصول طراحی سوال جهت تغییر داده ها

Query Update: این پرس و جو از نوع Action ها میباشد و با انتخاب ان میتوانید داده های پرس و جو خود را بروز رسانی کنید.

برای ساخت این پرس و جو ابتدا فیلدی که می خواهید داده های ان را بروز رسانی کنید را به شبکه طراحی اضافه کرده سپس این Action را فعال کرده و در قسمت Criteria دادهای که می خواهید تغییر کند را وارد کنید و در قسمت Update to مقداری که می خواهید جایگزین شود را وارد کنید.

Update to (گزینه جایگزینی)

Criteria(گزینه ای که باید تغییر کندو به روز شود)

برای مشاهده نتیجه ابتدا گزینه Run را از منو Query انتخاب کرده و پرسو جویتان را ذخیره کنید سپس جدولی که از ان این پرس و چو را ساخته بودید باز کنید و نتیجه را مشاهده نمایید.

شناسایی اصول طراحی سوال جهت حذف داده ها

Delete Query :

Delete: Where

Criteria: 1 (همه یکهای موجود در جدول انتخابی را حذف می‌نمایید)

تذکر: تمام action ها باید بعد از ایجاد ابتدا Run شود و ذخیره سپس نتیجه آن را روی جدول متناظر مشاهده نمود

Run از منو Query یا از ابزار آن !

شناسایی اصول طراحی سوال جهت ایجاد جدول

Make-Table Query :این پرس و جو از نوع Action ها میباشد و با انتخاب ان میتوانید پرس و جو خود را به یک جدول تبدیل کنید.

مراحل زیر را دنبال کنید تا با ساخت این پرس و جو اشنا شوید:

در این پرس و جو ابتدا جدول یا پرس و جو ی مورد نظر را از طریق Design انتخاب کرده سپس Make-Table Query را انتخاب کرده در قسمت Table Name نام جدول را وارد کنید و سپس مشخص می کنیم در کدام Data Base ایجاد شود که یا در همین فایل ایجاد شود با انتخاب گزینه Current Data Base این پرس و جو بعنوان جدول ایجاد میشود و یا با انتخاب گزینه Another Database در فایل دیگر ایجاد می گردد.

برای مشاهده نتیجه ابتدا گزینه Run را از منو Query انتخاب کرده و پرسو جویتان را ذخیره کنید سپس جدولی که از ان این پرس و چو را ساخته بودید باز کنید و نتیجه را مشاهده نمایید.

 

شناسایی اصول طراحی سوال

شناسایی اصول طراحی سوال جهت اضافه نمودن رکورد به جدول

Append Query :

همانند make- Table Query می‌باشد با این تفاوت که نام جدولی که می‌خواهیم داده‌ها به ان الصاق شود را از لیست انتخاب می‌کنیم.

شناسایی اصول طراحی سوال Query

ساده ترین روش ساخت پرس و جو استفاده از روش Simple Qurey می باشد.

روش کار

ابتدا از new شی query و پنجره باز شده Simple Qurey را انتخاب می کنیم و سپس در قسمت Available fields نام فیلدهای حاصل از انتخاب ظاهر می گردد. با دکمه next مرحله بعدی فعال می گردد و در این مرحله پیغامی مبنی بر اینکه would you like a detail or summary query? شما تمایل دارید جزئیات نمایش یابد یا خلاصه پرس و جوها Detail (shoes every field of every record) جزئیات (این روش همه فیلدها و همه رکوردها را نمایش می دهد)

خلاصه کردن

در صورت این انتخاب گزینه Summery option
تنظیمات summery
در این پنجره داریم

What summery values would you like calculated?

در این قسمت محاسبه ایی که می خواهید روی مقادیر صورت پذیرد را انتخاب کنید
Nextدر این مرحله داریم
What title do ypu want for your qunery که یک نام برای این پرس و جو انتخاب باید کرد. در این مرحله پرسیده می شود که اجرای پرس و جوی ایجاد شده در نمای نمایش اطلاعات باشد.

Open the quenery to view information

پیش فرض برنامه این گزینه است.
یا modify the quenry design یا در نمای طراحی quenry فعال شود. در این مرحله next غیر فعال بوده و با انتخاب گزینه finish پرس و جو مطابق میل شما ساخته می شود.

استفاده از توابع در Query

Formatاین تابع به ما کمک می کند که تاریخ مورد نظر خود را با فرمت خاص نمایش دهیم و پاامترهای آن بصورت زیر می باشد:

(Format [orderdate] , “yyyy-mm-dd”)

روش کار

ابتدا یک query از نوع Select queryایجاد کرده و سپس شرایط ایجاد فیلد محاسباتی را در این query ایجاد نموده و در قسمت field از این تابع استفاده می کنیم و هدفمان این است که پرس و جویی ایجاد نمائیم که تاریخ سفارش را به فرمت روز و ماه و سال نمایش دهد و بنابراین داریم :

 

 

 



از این تابع برای ایجاد پرسو جوی پارامتری می خواهیم استفاده نمائیم. روش کار ابتدا فیلد محاسباتی ساخته شده را فعال نموده و در قسمت criteria از پرامترهای کروشه برای دریافت اطلاعات به صورت پارامتر از کاربر می نویسیم

تابع DateDiff()

این تابع تفاضل دو تاریخ را محاسبه و نتیجه را نمایش می دهد و پارامترهای آن بصورت زیر می باشد

[()Age: DateDff(yyyy,[fild],Date] این تابع مانند تابع Format چه در پرس و جوی ساده چه به صورت پارامتر قابل استفاده است

مثال:

()Age: DateDff(yyyy,[orderdate],Date

تابع Date part() این تابع یکی از بخشهای تاریخ را بر می گردانند مثلا ماه آن را بر می گردانند تابعweek day() روز هفته یک تاریخ را تعیین می کند تابع year() سال یک تاریخ را تعیین می کند. تابع month() ماه یک تاریخ را تعیین می کند.تابعday() روز یک تاریخ را تعیین می کند.همچنین نحوه ی بکار بردن این توابع مانند دو تابع توضیح داده شده و در روشهای قبل می باشد.

خلاصه فصل - تمرین عملی

آنچه آموختید:

که دو نوع پرس و جو وجود دارد 1- پرس و جو از نوع Select و دیگر پرس و جو از نوع Action و اینکه Select Query پرس و جویی می باشد که محیط مجزا برای نمایش داده های پرس و جو شده میباشد اما Action Query بر اساس جدول یا پرس و جویی که ایجاد شده اند روی همان گزینه های انتخابی اجرا و نمایش می یلبد با ایجاد پرس و جو از طریق Simple آشنا شده و اینکه چگونه میتوان با دادن پارامتر و پارامتر شرطی پرس و جو ایجاد نمود. و کاربرد توایع در پرس و جوها را فرا گرفتید و کاربرد پرس و جو ضربدری را آموختید.

تمرین عملی:

به Data Base خود پرس و جویی با قابلیت های زیر ایجاد نمایید.
پرس و جویی ایجاد نمایید که جمع نمرات هر دانش آموز را نشان دهد با نام Q1 ذخیره کنید.
پرس و جویی ایجاد نمایید که دو فیلد نام و نام خانوادگی را به صورت یک فیلد نمایش دهد با نام Q2 ذخیره کند.
پرس و جویی ایجاد نمایید که اختلاف تاریخ تولد هر دانش آموز را از تاریخ جاری نمایش دهد با نام Q3 ذخیره کنید.
پرس و جویی ایجاد نمایید که میانگین نمرات را به طور کلی نمایش دهد و با نام Q4 ذخیره کنید.

 

توانایی کار با فرمها در Access

در این فصل با تعریف فرم اشنا و روشهای مختلف ساخت فرم را می اموزید و با ابزارهای کاربردی در محیط طراحی فرم اشنا میشوید ، همچنین با تصحیح و تغییر اجزاء فرم و کنترلها ،header ،footer اشنا میشوید.

فرم چیست؟:

هدف مهم از ایجاد فرم ها عبارتست از نمایش و ویرایش اطلاعات به عبارتی دیگر رابط بین کاربر و برنامه بانک اطلاعتی شما می باشد.

فرم ها چگونگی نمایش و چیدمان

1- اطلاعات را برای ما فراهم می آورند و در فرم ها می توان از ماکروها استفاده نمود و دسترس کاربر را به قسمتهای مختلف بانک اطلاعاتی امکان پذیر ساخت و بطوری که لازم نباشد به پس زمینه طراحی برنامه دسترسی داشته باشد. فرم می تواند حاوی اطلاعات به عنوان پیام رسانی باشند و غیرقابل تغییر یعنی فقط خواندنی باشند. منبع ایجاد فرم می تواند جداول مختلف پرس و جو ها باشند.
کاربرد مهم دیگر فرم ها نمایش- ورود- تغییر اطلاعات است و هر چند می شود از فرم ها چاپ نمود، ولی فرم ها جنبه نمایشی دارند.

 



روشهای مختلف ایجاد فرم

آشنایی باطراحی فرم

Form ------> New:

1. Design View
2. Form Wizard
3. AutoForm:Columner
4. AutoForm:Tabuler
5. AutoForm :Datasheet
6. Chart Wizard
7. Pivot Tabale Wizard

1. ایجاد فرم از طریق طراحی
2. ایجاد فرم از گزینه‌ های از پیش تعریف شده
3. ایجاد سریع فرم با قرار گیری فیلدها ستونی زیر هم
4. ایجاد سریع فرم با قرار گیری فیلدها ستونی در مجاورت هم
5. ایجاد سریع فرم با نمای صفحه داده
6. ایجاد چارت از ویزارد
7. ایجاد نمودار از جدول به طریق ویزارد

تذکر:

-ایجاد فرم از شماره 2 تا 7 با انتخاب، نام جدول یا پرس و جو مورد نظر حاصل می‌شود.
-فرم، کار جمع آوری اطلاعات را آسان می‌کند.
-فرم را می‌توان طوری طراحی کرد که هنگام ورود
اطلاعات، هر بخش از فرم در جدول خاصی قرار داده شود.یعنی یک فرم می‌تواند برای چند جدول اطلاعات فراهم کند بدون آن که پر کننده فرم لازم باشد این نکته را بداندو برای آن تدارک خاصی ببیند.

طرز کار Form Wizard

نام جدول یا پرس و جوی مورد نظر را انتخاب کنید.

 



انتخاب نام فیلدهای مورد نظر از Available Field و اضافه کردن آنها با استفاده از دکمه ‌های راهنما به قسمت Selected Field .
Next
نحوه قرار گیری فیلدها را تعیین می‌کنیم.

1. Columner
2. Tabuler
3. Datasheet
4. Justified

-Next
- تعیین پس زمینه برای فرم .
-Next
- نحوه اجرا فرم وانتخاب نام برای فرم سپس Finish . نتیجه کار را مشاهده کنید.

 

 

طرز کار AutoForm

AutoForm ها قابلیت ایجاد فرم از جدول و پرس‌و جو را به طور خودکار و سریع امکان پذیر می‌سازد ،کافیست از قسمت New گزینه فرم یکی از AutoForm ها را انتخاب کرده و سپس در قسمت تعیین نام جدول یا پرس‌و جو گزینه مورد نظر را انتخاب کنیم سپس با Ok کردن فرم ایجاد می‌گردد.

 



نحوه ایجاد فرم از طریق Design view

در اینجا لازم است تفاوت ایجاد فرم از طریق نمای طراحی را با سایر روشها گفته شده ذکر نمود و روشهای Auto form و wizard، چیدمان و ایجاد پس زمینه، فرمتها از قبل تنظیم شده و فقط قابل انتخاب بود و در صورتی که در نمای طراحی می توان خود پرامترهای ذکر شده را تعیین و تنظیم نمود و بنابراین لازم است با محیط و ابزارهای این قسمت آشنا شوید:

روش کار

1-new design wiew
2:انتخاب جدول یا پرس و جوی مدنظر محیط طراحی از سه قسمت عمده تشکیل شده است.

Header
Detail
Footer
مهمترین بخش طراحی فرم Detail می باشد.

Header و Footer برای نمایش دادن اطلاعات ثابت فرم می باشد و بطور مثال عنوانی برای معرفی اطلاعات فرم و یا نمای تاریخ و زمان و ....

Details مهمترین و بخش اصلی طراحی فرم می باشد بنابراین باید فیلدها را به قسمت طراحی اضافه نمود و لذا ابتدا می توان نوار عنوان fieldlist جدول انتخاب شده را کلیک تا فیلدها انتخاب شدند و سپس Drag & Drop آنها را به قسمت طراحی هدایت کرد و یا اینکه تک تک فیلدها را به قسمت طراحی انتقال داد و در نهایت الکورها دستگیره هایی مستطیل شکل دور این ابزرا ها حاصل می شود که امکان تغییر مکان و تغییر اندازه این ابزارها که ما را به اسم فیلد می شناسیم را فراهم می آورد. همچنین ذکر این نکته لازم است که تازمانی که این فیلدها انتخاب هستند می توان فرمت و قالب این فیلدها را از لحاظ نوع-سایز-جلوه و رنگ تغییر داد و انچه می توان تغییر داد در شکل زیر روی میله Formatting می توانید مشاهده نمائید.

نکته 1:

برای فعال کردن میله ابزار Formatting می توانید از این مسیر آن را فعال نمائید.
View
toolbar
formatting

نکته 2:

هر میله ابزار دیگری را نیز می توانید از این روش فعال نمائید.

نکته 3:

برای فعال نمودن Header/Footer نیز بدین روش عمل می کنیم.
بررسی این نکته حائز اهمیت می باشد که هنگامی که شما فیلدها را به قسمت طراحی هدایت می کنید و برنامه خودش نوع ابزارهایی که برای طراحی لازم است را شناسایی کرده و متناسب با آن اطلاعات نمایش می دهد مثلا فیلد که مشتری customer ID از دو ابزرا روی فرم تشکیل شده یک قسمت ثابت که نام فیلد customer ID را نشان می دهد و 2 قسمتی که اطلاعات را نمایش – ویرایش و ورود داده ها را به عهده دارد، ابزار دومی که قسمت ثابت را نشان می دهد را ابزار LABLE گفته و قسمت دوم را ابزار TEXT BOX و بنابراین اهمیت شناسایی این ابزارها و سایر ابزار ها مشخص می شود و لذا در زیر به تعریف و معرفی ابزارها می پردازیم و در نهایت تشریح و مثالهایی کاربرد آنها را معرفی می نمائیم.

شناسایی اصول کار با جعبه ابزار

معرفی TOOLBOX

این میله ابزار شامل ابزارهایی است برای طراحی فرم برای شناسایی نام هر ابزار می توانید نشانگر موس را روی هر ابزار برده تا نام آن را نشان دهد و برای انتخاب این ابزارها روی آنها کلیک کرده و سپس روی قسمت طراحی فرم (Detailes) آن را Dray drop کنید به طور کلی به این ابزارها ابزار کنترل نیز گفته می شود.

معرفی و شناسایی ابزارهای Toolbox



Select object tool

این ابزار انتخاب می باشد و بطور پیش فرض فعال می باشد و امکان جا به جایی و تغییر اندازه و کنترل ها را فراهم می آورد

Control wizard button

از قابلیت های ویژه فرم ها این است که مانند سایر objectهای برنامه Access این قسمت نیز هم امکان استفاده از ویزارد را دارد و هم امکان طراحی توسط طراح بانک اطلاعاتی و در صورتی که بخواهید از قابلیت ویزارد این ابزارها استفاده کنید این گزینه باید انتخاب باشد. نکته : تمام کنترل قابلیت wizard را ندارند و ابزارهایی که قابلیت wizard دارند در کنار ابزار آنها ذکر خواهد شد.

 


Label tool

امکان برچسب گذاری و نمایش متنهای ثابت را بر روی فرم امکانپذیر می سازد

Text box tool

نمایش فیلدها، ورود اطلاعات، دریافت اطلاعات را فراهم می آورد.

Option group tool

از این ابزار برای ایجاد یک گروه از ابزارها مانند toggle button، option button، check box استفاده می شود.
از قابلیت های این ابزارها در آنست که هر لحظه از زمان فقط یکی از کنترل های حاضر در گروه می تواند فعال باشد.

Toggle button tool

این کنترل می تواند مقادیر yes/no ، true/false را نمایش دهد و وقتی این ابزار فعال باشد مقدار آن 1- و هنگامی که غیرفعال باشد مقدار برگشتی آن صفر می باشد.

Option button tool

این ابزار مشابه ابزار toggle می باشد

Check box tool

این ابزار نیز مشابه 2 ابزار قبلی می باشد.

Combo Box Tool

این ابزار از ترکیب دو ابزار text box و لیست box می باشد و هم قابلیت دریافت مقدار دارد و هم می توان لیستی از مقادیر را برای آن در نظر گرفت. نحوه ایجاد این ابزار مانند ساختن lookup wizard می باشد.

معرفی و شناسایی ابزارهای Toolbox

List Box Tool

این ابزار قابلیت انتخاب مقادیر از لیست را فراهم می کند و نحوه ساخت آن مانند Combo Box Tool می باشد.

Command button tool

این یکی از مهمترین کنترل ها می باشد که امکان اجرای ماکروها را از طریق فرم امکانپذیر می سازد. این لبزار هم از طریق wizard و هم از طریق پنجره خصوصیات properties قابل تنظیم و اجرا می باشد و به عبارتی دیگر در اثر انتخاب این کنترل متناسب با رخداد انتخاب شده فعالیتی به وقوع می پیوندند و از این ابزار برای ماکرونویسی در محیط نیز استفاده می شود.

روش کار

ابتدا دکمه ویزارد را فعال نموده و بعد کنترل commands button را روی details طراحی کنید و پنجره زیر حاصل می شود.
این پنجره شامل categoris و قسمت action می باشد و یعنی دسته بندی اعمال با نوع عملیات آنها مشخص می شود.

جستجوی دیگر Find next =
جستجوی رکورد = Find record
رفتن به رکورد بالا= Go to frist record
رفتن به رکورد پائین = Go to last record
رفتن به رکورد بعدی =Go to next record
رفتن به رکورد قبلی = Go to prevision
اضافه کردن رکورد جدید = Add new record
حذف رکورد=Delete record
تکرار رکورد = Duplicate record
چاپ از رکورد = Print record
ذخیره رکورد=Save record
حذف رکورد =Undo record
اجرا فیلتر روی فرم =Apply form filtter
بستن فرم =Close form
ویرایش روی فیلتر فرم = Edit form filter
باز کردن فرم=open form
باز کردن صفحه=open page
چاپ فرم=print a form
چاپ فرم مجازی=print carrent form
تازه کردن داده های فرم=refresh form data
گزارش ایمیل=mail report
پیش نمایش گزارش=preview report
چاپ گزارش=print report
ارسال گزارش به فایل=send report to file
خروج از برنامه کاربردی=quit application
اجرای برنامه کاربردی= run application
اجرای برنامه اکسس=Run MS exel
اجرای برنامه ورد=Run MS word
اجرای برنامه دفترچه یادداشت=Run note pad
شماره گیر خودکار=Auto dialer
چاپ جدول=Print table
اجرای ماکرو=Run macro
اجرای پرس و جو=Run query

مثال:

بطور مثال از قسمت categories گزینه form operatioris و از Action گزینه openform را انتخاب می کنیم با انتخاب next به پنجره ایی که مشاهده می کنید می رویم.
در این پنجره لیست فرم هایی که می خواهید باز شود را نشان می دهد و فرم مورد نظر را انتخاب کنید.

مرحله بعد

در این پنجره از شما می پرسد آیا می خواهید کنترل اطلاعات را نمایش دهد یا نه و همه رکورده را نمایش دهد و پیش فرض را بپذیرد .

سپس next و در این مرحله شما برای کنترل خود متن یا تصویر انتخاب کنید و در صورتی که تصویر دیگری مدنظر دارید باید از Browse مسیر داده و تصویر را فراخوانی کنید و ذکر این نکته حائز اهمیت است که باید حجم و ظرفیت تصویر کم باشد و به صورت thumbnails باشد.

سپس next که در این مرحله نام کنترل را نمایش می دهد که شما می توانید این نام را به دلخواه تغییر دهید و در این مرحله next غیر فعال شده و با فشار دکمه finish فرم مدنظر ساخته می شود.

به روش مشابه برای سایر action ها می توان عمل نمود. از منو view نمای form view را انتخاب کنید و کنترل بازکردن را فرم انتخاب کنید تا فرم باز گردد

Image Tool

جهت نمایش تصاویر ثابت روی فرم از این ابزار استفاده می شود.

Unbound object

این ابزار از سیستم OLE پشتیبانی می کند و امکان آوردن شی های دیگر را به این محیط امکانپذیر می سازد.
با انتخاب این ابزار پنجره زیر باز می شود.
فرق این دو مورد این است که در مورد اولی باید محیط را انتخاب فایل را ایجاد کرده ولی در مورد دوم از فایل موجود آماده استفاده می کنیم.
در مورد دوم پنجره زیر را مشاهده کنید. که آدرس فایل را نشان می دهد که توسط BROWS می توانید فایل دیگری را انتخاب نمائید با انتخاب OK شی های شما ساخته می شود.

Bound object frame tool

جهت اضافه کردن اشیایی مثل تصویر، صدا و ... در بانک اطلاعاتی می باشد.

Page break tool

در فرمهای چند صفحه ایی برای اضافه نمودن صفحه دیگر از این کنترل استفاده میشود.

Tab control tool

برای ساخت فرم های چند صفحه ایی از این ابزار استفاده می شود در شکل زایی می توانید ببینید.

Sub form/Sub report tool

برای ایجاد فرم همراه با فرم زیر از این ابزار استفاده می شود.

نکته 1: باید فرمی که به عنوان زیر فرم در نظر گرفته ایم ابتدا ساخته شده باشد.

نکته2 : اینکه باید زیر فرم child فرم اصلی باشد.

برای ایجاد فرم و زیر فرم به روش زیر می توان اقدام نمود.

روش کار

ابتدا wizard را فعال می کنید و سپس این کنترل را انتخاب کنید و روی فرم طراحی کنید. پنجره ایی باز می شود.
انتخاب پیش فرض را قبول کرده و به مرحله دوم می رویم.
در این مرحله نام جدولی را انتخاب می کنیم که فرزند جدول انتخابی ما customer باشد. خصوصیات فرزند بودن این است که 1- فیلد مشابه جدول اصلی در آن باشد بدین صورت که رابطه یک به چند بین آنها برقرار باشد. فرم اصلی ارتباط با یک و جدول فرعی ارتباط داشته باشد. به عبارتی در صورتی می توان فرم و زیر فرم ایجاد نمود که اطلاعات آنها بر اساس ارتباطات ذکر شده مرتبط باشند.

در مرحله بعد

در این مرحله دو انتخاب داریم:

1-Choose from a list
2- Define my own

به عبارتی در روش دوم خودمان فیلدهای مشترک با قابلیتهای گفته شده در بالا را تنظیم می کنیم ولی در روش اول خود برنامه این ارتباط را بر اساس طراحی قبلی ما تشخیص می دهد.

در این مرحله یک نام برای زیر فرم می خواهد دکمه next غیر فعال بوده و با finish زیر فرم ما ساخته می شود.نتیجه را در نمای Form View مشاهده کنید.

Line Tool

امکان ترسیم خط روی فرم را فراهم می آورد.

Rectangle Tool

امکان ترسیم مستطیل روی فرم را فراهم می آورد.
تمام کنترل های ذکر شده دارای خواصی می باشند که برای تنظیم و تغییر خصوصیات آنها می توان اقدام نمود. بدین صورت که ابتدا کنترل مورد نظر را انتخاب نموده و بطوریکه نام آن شی را روی میله ابزار Formatting بتوان مشاهده نمود و سپس از یکی از روشهای زیر پنجره properties آن را فعال کرد.
view = properties
ctrl+ enter
ابزار properties
R.click
در پنجره خصوصیت باز شده باید نام کنترل قابل مشاهده باشد.

اصول انتخاب یا تصحیح و حرکت اجزاء فرم

برای تصحیح و حرکت اجزاء فرم و کنترل ها به روش زیر می توانید عمل کنید.
1- ابتدا روی کنترل مورد نظر کلیک کنید. با انجام این عمل تعدادی دستگیره مربعی شکل توپر ظاهر میشود ، توسط این مربعها می توانید اندازه کنترل را تغییر دهید شکل F1 برای تغییر اندازه کافیست اشاره گر موس را روی لبه ها قرار دهید فلشهایی ظاهر میشود که امکان نغییر اندازه کنترل را در هر جهتی امکانپذیر می سازد فلشها به صورت افقی و یا عمودی یا قطری می باشد.

1- اشار گر را روی کنترل جابجا کنید تا شکل یک دست باز ظاهر شود با نمایش این شکل شما می توانید با عمل Drag & Drop کنترل را جابجا کنید.برای جابجایی های کوچک ، بعد از انتخاب کنترل کلید Ctrl را پایین نگه داشته و یکی از دکمه های جهت نمای صفحه کلید را انتخاب کنید.

نکته : در صورتی که بخواهید کنترل های دو قسمتی را (قسمت نام فیلد که ثابت است و شامل ابزار label و قسمت دوم فیلد که مقادیر را دریافت می کند و مقادیر ان تغییر می کند و ابزار ان text box است) مثل company name که در شکل F2 مشاهده می کنید جداگانه از هم جابجا کنید لازم است شکل نشانگر موس به صورت دست اشاره شود (دست اشاره روی دو مربع توپر بزرگتر نشان داده میشود)با استفاده از خاصیت Drag & Drop می توانید کنترل ها را بطور جداگانه جابحا کنید.

شناسایی اصول تغییر اندازه Form Header/Footer

شما می توانید اندازه های کنترل ها را بر اساس Grid های موجود روی فرم در نظر گرفته و تنظیم کنید.از مزایای Grid این است که چون در فواصل مشخصی نقاط قرار دارند با شمردن یا در نظر گرفتن این فواصل طراحی فرمتان اسانتر و بهتر صورت می پذیرد.برای فعال کردن Grid از منوی View این گزینه را فعال کنید .

شناسایی اصول انتخاب و جابجایی گروهی از کنترل ها

برای انتخاب چندین کنترل ابتدا باید از روش انتخابی Drag & Drop استفاده کنید.تا کنترل ها انتخاب شوند .روش دیگر انتخاب کنترل اول و سپس گرفتن دکمه Shift و سپس کلیک روی کنترل های دیگر است. ابتدا کنترل های مورد نظر را انتخاب کنید تا مربعهای تو پر سیاه اطراف همه انها ظاهر شود با ظاهر شدن دست باز شما قادرید همه کنترل ها را در هر جهتی که مد نظرتان است جابجا کنید.

شناسایی اصول تغییر چهارچوب و رنگ یک کنترل

برای تغییر چهارچوب و رنگ یک کنترل باید از میله ابزار Formatting استفاده کنید و ابتدا باید کنترل را انتخاب کنید.و سپس با انتخاب هر دکمه ایی ویزگی کنترل را از لحاظ ظاهری تغییر دهید.مثلا رنگ ان را تغییر دهید با ابزار Fill Back color یا رنگ متن کنترل را تغییر دهید با ابزار Font/fore color .

شناسایی اصول تغییر محتوی متنی کنترل ها

برای تغییر محتوی متنی کنترل ها ابتدا کنترل مورد نظر را انتخاب کرده از منو View گزینه properties را انتخاب کرده از پنجره ظاهر شده گزینه caption ان را برگزیده می توانید محتویات متن کنترل مورد نظر را تغییر دهید.همچنین برای تغییر ظاهر متن کنترل ها می توانید از میله ابزار Formatting فونت ،سایز و رنگ متن ها را تغییر داده و یا Bold،Italic و یا Underline به ان اضافه کنید.

شناسایی اصول و تنظیم خواص یک فرم

برای تنظیم خواص یک فرم ابتدا از قسمت object میله ابزار Formatting نام Form را انتخاب کنید.سپس از منو view گزینه properties را انتخاب کنید تا پنجره خصوصیات فرم ظاهر شود.

حال می توانید خصوصیات caption فرم را تغییر دهید با تغییر خصوصیت Auto resize به مقدار No اندازه فرم در نمایForm view قابل تغییر نمی باشد.
برای حذف Min Max Button می توانید گزینه none را انتخاب کنید .
برای حذف دکمه Close مقدار Close Button را به No تغییر دهید.
با انتخاب خصوصیت picture می توانید یک تصویر را فراخوانی و بعنوان Background (پشت زمینه) فرم خود قرار دهید .


شناسایی اصول تغییر خواص فرمها فرعی

تغییر خواص و خصوصیات زیر فرمها (فرم های فرعی) مانند فرمهای اصلی می باشد.

ایجاد یک فرم با بکار گیری چند جدول

در صورتی که بخواهید فرمی بسازید که اطلاعات ان را بخواهید از چند جدول استخراج کنید ابتدا باید گزینه Creat by using wizard را انتخاب کنید.
سپس از قسمت Tables/Queries جدول مورد نظر اولتان را انتخاب کنید .
فیلدها را از قسمت Availabel Field به قسمت Selected field اضافه کنید.
دوباره از قسمت Tables/Queries نام جدول دومتان را انتخاب کنید و بعد فیلدهای ان را از قسمت Availabel Field به قسمت Selected field انتقال دهید.

Next را انتخاب کرده به مرحله بعد بروید. در این شکل شما نام دو جدول خود را می بینید که فیلدهای جدول اول بعنوان فیلدهای اصلی و فرم اصلی را تشکیل می دهد و فیلدهای جدول دوم بعنوان فیلدهای فرعی و فرم فرعی را تشکیل می دهد. پس شما به دو صورت می توانید فرم و فرم فرعی خود را بسازید.

1-Form with subform
2-linked forms

الف)ابتدا گزینه Form with subform را انتخاب کنید. Next را انتخاب کنید .در این مرحله نحوه چیدمان فیلدها (نحوه نمایش و قرارگیری فیلدها) را انتخاب کنید.
Next را انتخاب کنید .در این مرحله یک سبک و پس زمینه برای فرم خود انتخاب کنید.
Next را انتخاب کنید.شکل Fl8 .در این مرحله نام فرم اصلی و فرم فرعی نمایش می یابد و سپس گزینه open the form to view or enter information به طور پیش فرض انتخاب می باشد.که شما را به نمای Form view می بردو گزینه modify the forms design شما را به نمای طراحی فرم میبرد.
Finish را بزنید تا نتیجه کار را مشاهده کنید .

ب)اینبار گزینه linked form را انتخاب کنید.
next را انتخاب کنید .در این مرحله یک سبک و پس زمینه برای فرم خود انتخاب کنید.
Next را انتخاب کنید . در این مرحله نام جدول اول بعنوان اولین فرم و جدول دوم بعنوان دومین فرم لینک به جدول اول میشود.دو گزینه پایین این مرحله مانند فرم و فرم فرعی شما را به نمای Form view و دیگری به نمای طراحی فرم می برد.
Finish را انتخاب و نتیجه را مشاهده کنید.


افزودن یک تصویر به یک فرم

ابتدا فرم را در نمای طراحی باز کنید.(Design) از جعبه ابزار Toolbox شی image را انتخاب کرده و در قسمت Details درج کنید.(با استفاده از drag &drop )
گزینه insert picture ظاهر میشود،تصویر مورد نظر را انتخاب کنید تا به کنترل شما اضافه شود.

خلاصه فصل - تمرین عملی

آنچه آموختید:

در این فصل اموختید که فرم چیست و برای ساخت فرم سریع با شیوه AutoForm ساختن اشنا شدید توانایی ساخت فرم از نمای Design را فرا گرفتید و با دکمه های با قابلیت ماکرو آشنا شدید و نحوه درج مقادیر در فرم را اموختید و توانایی ساخت فرم و فرم فرعی را از دو روش بدست اوردید.

تمرین عملی:

1-یک فرم و فرم فرعی بسازید بگونه ایی که در فرم اصلی کد دانش اموز ، نام و نام خانوادگی مشخص باشد و در فرم فرعی نام درسها و نمرات هر درس و معدل هر فرد را نشان دهد .

توانایی کار با گزارشات در Access

در این فصل می اموزید تفاوت فرم و گزارش را و با طراحی گزارش آشنا میشویدو با ساخت گزارشات پیشرفته آشنا شوید.

توانایی کار با گزارشات در Access



آشنایی با شباهتها و تفاوتها بین فرم ها و گزارش ها

1. فرم همواره نمایشی است اما گزارش چون به شکل چاپ شده عرضه می‌شود ثابت و متداوم است.

2. فرم را باید در صفحه نمایش دید و این کار برای بسیاری از کسانی که به اطلاعات نیاز دارند ناممکن است.

3. فرم را نمی‌توان مبنا قرار داد و بر اساس یک فیلد مشاهده نمود ، در گزارش بر مبنای یک فیلد می‌توان گزارش تهیه نمود.

-گزارش را به صورت تصویری نیز می‌توان ارائه داد.

شناسایی اصول کار با انواع گزارشات

آشنایی با طراحی Report :

Report ---------> New:
1. Design View
2. Report Wizard
3. AutoForm:Columnar
4. AutoForm:Tabular
5. Chart Wizard
6. Label Wizard

نحوه ایجاد گزارش همانند فرم می‌باشد، در حالت AutoForm ها می‌توان گزارش به صورت ستونی زیر هم و یا ستونی در مجاورت هم داشته باشیم

طرز کار با Report Wizard :

1. ابتدا تعیین جدول یا پرس‌و جو ، Next
2. انتخاب فیلدهای شرکت کننده در گزارش
3. انتخاب فیلد سر گروه در صورت نیاز (Grouping Levels)
4. Next
5. امکان مرتب کردن تا 4 فیلد به دو صورت صعودی یا نزولی
6. Next
7. امکان آرایش گزارش از لحاظ مرتب شدن و خط‌کشی و همچنین نحوه قرار گرفتن گزارش به صورت افق یا عمودی
8. Next
9. در این مرحله چند شیوه رایج ایجاد گزارش از لحاظ رنگ و قلم حروف را عرضه می‌کند هر گزینه نام یکی از این شیوه‌هاست. با انتخاب یکی از این گزینه‌ها نتیجه در سمت چپ قابل مشاهده می‌‌باشد ، در این مرحله با انتخاب نحوه تشگیل گزارش و Finish گزارش تهیه می‌شود.

نتیجه را مشاهده کنید.

AutoReport:Columnar
AutoReport:Tabular
این دو گزارش به روش Autoform در قسمت فرم ساخته میشود.
Group /Totals Report

ایجاد گزارش از طریق Design view

نحوه ایجاد گزارش از طریق نمای طراحی مانند ساخت فرم در نمای طراحی می باشد و تمام ابزارهای ذکر شده در نمای طراحی رم در گزارش نیز استفاده می شود. با همان قابلیتها و ذکر 2 نکته زیر در گزارش حائز اهمیت است.

1- از گزارشها برای مقایسه و خلاصه کردن اطلاعات می توان استفاده نمود.
2- از گزارشها برای گردهمبندی داده ها می توان استفاده کرد و هر گروه را می توان جداگانه نمایش داد و بر روی آن محاسبات انجام داد

روش کار

ابتدا در نمای Design view قرار گیرید و بدین صورت که از جدول یا quenery مورد نظر را انتخاب می کنیم.
سه بخش عمده در نمای طراحی گزارش page footer- Details- Page header
چون سایر مراحل ایجاد مانند فرم است لذا گروهبندی و مرتب سازی در گزارش را بررسی می کنیم.


روش کار

View sorting and grouping و یا دکمه ای را از ابزار انتخاب می کنیم.
1- در قسمت field/ expression نام فیلدی که می خواهیم در گروهبندی قرار گیرد انتخاب می کنیم و حداکثر فیلدهای انتخابی را از 1 تا 10 می باشد.
2- sort order نحوه مرتب کردن به صورت صعودی a scendiny یا نزولی descending را فراهم می آورد. Groopproperties در این مرحله مشخص می کنید که گروهبندی دارای سربرگ و پاورقی باشد یا نه؟ Group header : yes / no، Group footer : yes / no
3- Group on که شامل دو مقدار است
گروهبندی روی کمیه مقادیر در زمینه
1- each value 2-
prefine characters
گروهبندی روی محتوای nکاراکتر اول
مشخص کردن n در این گزینه می باشدGroup inter Val
نحوه چاپ چگونه باشد و پشت سر هم باشد یا با توجه به گروهبندی جدا شوند توسط این گزینه می باشد. در گزارش گیری توسط wizard شکل لازم است.
برای درج شماره صفحه و تاریخ به صورت زیر می توان اقدام نمود.
Insert
page number
Insert
date undtime


اضافه کردن تاریخ و زمان و شماره صفحه برای گزارشات

برای اضافه کردن تاریخ جاری به گزارش خود ابتدا یک کنترل از نوع Text box در نمای طراحی در قسمت Details ایجاد کرده و بر چسب ان (label) این کنترل را حذف کنید سپس از منو view گزینه properties را انتخاب کرده و از برگ نشان Data خصوصیت Control source را انتخاب و مقدار =date() را در جایگاه ان وارد کنید.

از برگ نشان format خصوصیت format را انتخاب و مقدار LongDate را برای ان انتخاب کنید.

نکته1 : برای درج زمان در قسمت control source مقدار =time() را وارد کنید و خصوصیت format را هر مقداری خواستید انتخاب کنید.

نکته2 :برای درج تاریخ و زمان به طور همزمان بجای استفاده از 2 تابع ذکر شده از تابع =Now() استفاده کنید. شناسایی ساخت گزارشات پیشرفته

برای انجام محاسبات در گزارشات باید مقادیر محاسباتی را در control source ان کنترل وارد کرد.

برای درک این مسئله مراحل زیر را دنبال کنید:

1- ابتدا یک گزارش از جدول مورد نظر از نمای طراحی گزارش بسازید.در این مثال جدول جزئیات سفارش انتخاب شده.

2- فیلدها را به قسمت detail نمای طراحی اضافه کنید. هدف ما محاسبه فروش محصولات است لذا یک کنترل از نوع Text box ایجاد کرده و متن برچسب ان را به forosh تبدیل کنید.

3- کنترل text box را انتخاب کرده و از منوی view گزینه properties را انتخاب و در خصوصیت control source مقدار محاسباتی را درج کنید.

از منوview گزینه print preview را انتخاب کنید. نتیجه را مشاهده کنید.

شناسایی اصول ساخت گزارشات پارامتری ابتدا یک Query به صورت پارامتری بسازید(شرح ساخت Query پارامتری در فصل پرس و جوها توضیح داده شده ).سپس با یکی از AutoReport استفاده کنید و گزارش بسازید.بدین ترتیب شما یک گزارش پارامتری ساخته اید .
مراحل زیر را با یک مثال برای درک مسئله دنبال کنید:

1- ابتدا یک پرس و جو از جدول جزئیات سفارش بسازید و کد کد مشتری را بصورت پارامتری در اورید.
2- سپس به قسمت گزارش رفته گزینه AutoReport را انتخاب سپس پرس و جویی را که ساخته بودیم انتخاب می کنیم (پرس و جو Q1) تا گزارش ساخته شود.
3- با کلیک روی گزارش Q1 ساخته شده پنجره پارامتری ظاهر می گردد.
4- کد مشتری را وارد می کنیم تا وارد گزارش شویم .
5- حال نتیجه گزارش
6- را مشاهده کنید.

خلاصه فصل - تمرین عملی

آنچه آموختید:

در این فصل توانایی ساخت گزارش را بدست اورید و با گزارشات پارامتری آشنا شدید و با نحوه محاسبات و بکار گیری توابع روی گزارشات آشنا شدید.

تمرین عملی:

بانک اطلاعاتی دانش اموز خود را باز کرده و سپس یک گزارش بر اساس کد دانش اموزی بگیرید (گروهبندی بر اساس کد دانش اموز باشد)

توانایی داده روی Internet ,Intranet

در این فصل کار با فایلهای Html را می اموزید و با کاربرد نوع داده Hyperlink در Access آشنا میشوید.با ایجاد لینک و پیوند و همچنین با تکنولوزی IDC ،ASP آشنا می شوید.

توانایی داده روی Internet ,Intranet

با گسترش وب در اینترنت ،بسیاری از شرکت ها و سازمان ها متوجه شدند که باید از این فناوری برای رفع نیازهای خود استفاده کنند به این ترتیب اینترانت(Intranet) پا به عرصه وجود گذاشته ، اینترانت از فناوری وب اینترنت در پشت پرده آتشین امنیتی Fire wall)) استفاده می کنند . برعکس اینترا نت که عمومی است ، اینترانت ها خصوصی هستند و تنها افراد مجاز حق استفاده کردن از امکانات آن ها را دارند. در این فصل تولید داده روی اینترنت و اینترانت به دو صورت داده ها ی اشیاء Static)) و داده های پویا Daynamic))بررسی میشود.

اصول کار با ابرمتنها وفایل هایHtml:

استفاده از ابرمتنها Hyper text و ابرپیوندهاHyperlink دو مزیت دارد:

اول آنکه برای مشاهده محتویات یک فایل نیازی به ذخیره کردن آن فایل ندارد.

دوم آنکه با استفاده از ابرپیوندها میتوانید مستقیما به سایر فایل ها متصل شوید در اکسس برای اتصال از یک مستند به مستند دیگر باید از ابرپیوندها استفاده نمود.

- برای استفاده کردن از ابرپیوندها ،در اکسس سه راه وجود دارد که به شرح زیر می باشد:

• ایجاد یک فیلد که از نوع داده ی Hyperlink باشد در جدول موردنظر که از این فیلد میتوان درفرمها ، پرس وجوها وگزارش ها استفاده کرد.

• ایجاد یک دکمه فرمان (Command botton ) به یک فرم وسپس بکار گیری خاصیت Hyper link برای این دکمه .

آشنایی با مفاهیم مربوط به فیلد ها از نوع Hyperlinkدر Access:

Hyperlink : نوع داده ی Hyperlinkیک نوع داده است برای فیلد بانک اطلاعاتی اکسس برای ذخیره کردن آدرسهای ابر پیوندیاین نوع داده می تواند شامل 2048 کاراکتر باشد برای آدرس دهی .

Hyperlink : (آدرس ابر پیوندی )یک مسیر آدرس دهی است به یک شی (Object ) از خود برنامه Access یا یک صفحه وب (Web page) یا یک سند Document

یک Hyperlink address دو نوع آدرس دهی می تواند داشته باشد :

1- محل عمومی منابع یا URL Universal Resorce Locator
و از آن برای پیدا کردن مستندات و سایر منابع در وب به صورت اینترنت و اینترانت امکان پذیر می سازد . به طور مثال .com http://www.mocrosoft یکURL است که صفحه Home
سایت میکروسافت را نشان میدهد . بخش Http موجود در آدرس از پروتکل انتقال ابرمتن استفاده میکنند بقیه ی آدرس ،آدرس خاص خود در سایت میکروسافت است.

HTTPچیست؟

پروتکل اصلی وب ، Http ، پروتکل انتقال ابرمتن یا Transfer Protocol Hyper Text است و برای برقراری ارتباط و کار کردن با وب به سه چیز نیاز دارد:
1- یک اتصال اینترنتی که دارای قابلیت کار با Http را داشته باشد .

2- قابلیتی که کامپیوتر شما بتواند با اینترنت تماس برقرار کند که ویندوز Nt و Xp دارای امکانات لازم برای اتصال به اینترنت از طریق Lan یا اتصال به وسیله مودم است.

3- یک مرورگر Browser که قادر به شناسایی Http باشد ،مرورگر(کاوشگری ) داریم یکی اینترنت اکسپلورر و دیگری ناوگیتور (نت اسکیپ) رایج تر هستند . که برای شما اینترنت اکسپلورر شرکت ماکروسافت برای کارکردن در دسترس و راحت تر است .

2-قرار دادن عمومی نامگذاری یاUNC(Universal Naming Convention)

از آن برای نشان دادن مستندات محلی یا مستندات موجود در شبکه محلی استفاده می شود این قرارداد به شکلname \\Server\Share\Path\Fileا ست. اگر فایل Protocol.txt در زیر پوشه ی Program File درایو :c مکان محلی باشد آنگاه UNC آن به شکل زیر است :

C:\Program File \ Product.txt

به عبارت دیگر UNC آدرس دهی Page صفحات و آدرس دهی اینترنتی می باشد .

شناسائی اصول تعیین و اضافه کردن پیوندها Linkابرمتنی:

در این مرحله می خواهیم با استفاده از نوع داده Hyper link و ساخت یک نوع فیلد از نوع پیوندی نحوه ی لینک شدن را بررسی میکنیم بنابر این مراحل زیر را دنبال کنید:

1- ابتدا جدول موردنظرتان را در نمای طراحی Design view باز کنید سپس نام فیلدی را که میخواهید خاصیت Link داشته باشد را بسازید و نوع داده ی آن را Hyper Link قرار دهید.

2- سپس به نمای ورود داده وارد شوید از منوی View انتخاب Data Sheet View .

3- از شما می پرسد اطلاعات را ذخیره کنم Do You Want To Save The Table Now?

جواب Yes دهید تا به نمای ورود داده بروید .

4- حال در این فیلد شما قادربه وارد کردن آدرس

5- خود هستید که با درج هر حرف رنگ آن

6- به صورت آبی و قابلیت لینک دارد

در صورت درج آدرس ابر متنی و کلیک رویآن به آن آدرس لینک شوید.

شناسایی اصول Link به یک Book Mark در Document

1- ابتدا در نمای ورود داده( Data Sheet View) روی فیلدی که قبلا از نوع Hayper Link ساخته اید قرار گیرد سپس از منویInsert گزینه ی Hayper link میانبر آن (CTRL+K)می باشد .

2- سپس از پنجره ی Insert Hayper Link گزینه ی Creet New Page را انتخاب می کنیم سپس در کادرName Of New Document آدرس UNC فایل مورد نظر را درج میکنیم .
یا به وسیله ی دکمه Change فایل Document موردنظر را جستجو تا آدرس کامل آن درج شود ، سپس در قسمت Text To Display کلمه ای را که می خواهیم کاربر آن را دیده و با کلیک روی آن لینک و به آدرس مورد صورت بگیرد را درج کنید در این مثال کلمه ی Word مورد نظر بوده .

3- شما می توانید توضیحی را به نوشته حاوی لینک اضافه کنید تا کاربر را راهنمایی کند ، برای این کار روی دکمه Screen Tip کلیک کنید سپس متن موردنظر را در پنجره ظاهر شده درج کنید .

4- موارد تنظیم شده را تائید کنید و روی دکمه ی Ok کلیک کنید با نگه داشتن موس روی نوشته حاوی لینک پیغام درج شده در Screen Tip قابل مشاهده است .

5- شما با کلیک روی نوشته حاوی لینک می توانید به آدرس فایلDocument لینک شود.

شناسائی اصول تعیین Linkهای اینترنتی به صفحات روی اینترنت

برای ایجاد Link اینترنتی به صفحات روی اینترنت به شرح زیر عمل کنید :

1-ابتدا جدول مورد نظر را باز کرده در نمای ورود داده (Data Sheet View) سپس روی فیلدی که قابلیت لینک دارد یعنی نوع داده ی آن Hyper Link است را برگذیده و سپس در سلول آن از منوی Insert گزینه ی Hyper Link را انتخاب کنید
2- از پنجره ی Insertدر قسمت Adress ، آدرس سایت اینترتی مد نظر را درج نمائید مثلا www.yahoo.com http:\\ و در قسمت Text To Display گزینه ی Yahoo را درج کنید .
همچنین شما می توانید از آدرس سایتهایی که قبلا از آنها باز کردید و در قسمت Browser Page قرار دارد استفاده کنید. کافی روی آدرس موردنظر کلیک کنید تا URL آن در قسمتAdress درج شود سپس پنجره را Ok کرده و نتیجه را مشاهده کنید.

شناسائی اصول Exporting جداول و پرس وجوها به صورت Html :

نشر داده ها می تواند به صورت Static (ایستا) و یا Daynamic (پویا) انجام شود . صفحات ایستا هرگز تغیر نمی کند و همواره داده های ثابتی را نمایش می دهد . صفحات پویا بر مبنای پرس و جوهای اکسس عمل میکند . این صفحات به صورت پویا آخرین تغیرات داده های مورد پرس و جو را نمایش می دهد بنابراین با تغیر داده های بانک اطلاعاتی ، محتویات این صفحات نیز تغیر می یابد برای صادر کردنئ اطلاعات به قالب Html مراحل زیر را دنبال کنید.
1-در پنجرهی بانک اطلاعاتی روی زبانه Query کلیک کنید و جستجو مدنظرتان را انتخاب کنید در اینجا Invoice می باشد .
2- از منوی فایل گزینه ی Exportرا انتخاب کنید .
3-در پنجره As "نام پرس وجو " Exporting Query در قسمت Save As Type
گزینه ی Html Document را انتخاب می کنیم مشاهده میکنید که خود برنامه نام پرس و جو انتخابی شما را نشان می دهد (Invoice) اگر مایل به استفاده از یک فایل الگوی Html هستید جعبه ی چک Save For Matted را فعال کنید روی دکمه ی Export کلیک کنید .
4-در مرحله ی بعد پنجره ی Html Output Option ظاهر می گردد
در صورتی که می خواهید از یک الگوی Html برای پیاده سازی روی Object خودتان داشته باشیدروی Invoice) ) میتوانید لینک چک گذینه ی Select a Html Template را فعال کنید واز قسمت Browser فایل الگوی خود را انتخاب کنید و Okرا کلیک کنید
5- در مرحله ی بعد از تائید و OKکردن برنامه ی اطلاعات شما را در قالب Htmlدر مسیر سر شاخه نصب اکسس ذخیره میکند که می توانید در پوشه یSample برنامه اکسس نام فایل تبدیل به قاب Html شده را بیابید
شکل نمایش یافته هنگام باز کردن فایل قابل مشاهده است که با انتخاب یک قالب الگو هنگام ساخت نمایش یافته است .
نکته : به روش مشابه برای صادر کردن اطلاعات جداول به قالب Html می توان عمل کنید بدین صورت که به جای انتخاب Query ، در قسمت جدول نام جدول مدنظرتان را انتخاب کرده سپس بقیه ی مراحل را مانند موارد گفته شده برای پرس وجو دنبال کنید .

شناسائی اصول Exporting گزارشات به صورت Html

- مرحله ی تبدیل اطلاعات یک گزارش به قالب Html مانند ، تبدیل اطلاعات پرس وجو جدول در قالب Html اما نکته ی قابل توجه این است که ، هنگام صادر کردن اطلاعات جداول به قالب Html،اکسس به تعداد صفحات گزارش ، فایل گزارش در قالب Html می سازد به طور مثال اگر یک گزارش 8 صفحه تعداد گذارشاتش باشد به تعداد 8فایل در قالب Html می سازد

شناسایی اصول استفاده از تکنولوزی Internet Data Base Connector-IDC

اتصال بانک اطلاعاتی به اینترنت internet data base connector یا idc برنامه ای تخصصی است که می تواند بر روی سرویس وب شخصی personal web server یا سرویس اطلاعات اینترنتی یا internet information server نصب شود.با بکار گیری IDC می توانید صفحات پویای وب را بسازید.IDC از یک الگو استفاده می کند که به ازاء هر کدام از اجزای بانک اطلاعاتی ،حاوی یک توکن است و دارای یک فایل اسکریپت است که اطلاعات ضروری برای بازیابی داده های بانک اطلاعاتی را در خود جای داده است.فایل الگو دارای پسوند HTX . و فایل اسکریپت دارای پسوند IDC . است. برای ساختن یک پیوند به یک صفحه IDC باید پیوندی به فایل IDC ان بسازید. در صورتی که IDC بدرستی نصب شده باشد هنگامی که متقاضی بخواهد یک فایل IDC را بازیابی کند سرویس وب،صفحه وبی را که حاوی داده های بانک اطلاعاتی است به وی تحویل خواهد داد.

شناسایی اصول استفاده از تکنولوزی Active Server Page-ASP

صفحات سرویس فعال Active Server Page هم بر روی سرویس اطلاعات اینترنت IIS و هم روی سرویس وب شخصی اجرا می شوند. این صفحات از یک زبان اسکریپت (Script) استفاده می کنند این زبان معمولا VB SCRIPT نام دارد و روی سرویس وب اجرا میشود. این اسکریپت پس از اجرا شدن ، صفحه وب را به متقاضی بر می گرداند. صفحات سرویس فعال ، می تواند به همه اشیاء Active x/com نصب شده به روی سرور از جمله اشیاء بانک اطلاعاتی و کنترلهای Active x دستیابی نمایند با بکارگیری صفحات سرویس فعال ،می توانید یک برنامه کاربردی کاملا مبتنی بر وب بنویسید اگر چه جزئیات انجام این کار بسیار پیچیده است.
نکته:برای استفاده از IDC ، ASP لازم است فرد اشنایی کامل در زمینه طراحی صفحات وب و برنامه نویسی اسکریپت داده باشد که توضیح بیشتر این مطالب از حیطه این استاندارد خارج می باشد.

شناسایی اصول کار با صفحات پویای Page

Page ها کاربران را قادر می سازد تا از طریق اینترنت یا اینترانت اطلاعات موجود در پایگاه داده را مشاهده و ویرایش نمائید.

روش کار

ایجاد صفحه از روشهای طراحی design view و استفاده از صفحات وب موجود existing web page و بعد ایجاد صفحه از طریق ویزارد Auto page: columnar قابل ساختن است.

روش کار ایجاد صفحه به صورت خودکار Auto page: columnar

نحوه ساخت از طریق auto page مشابه ساخت گزارش و فرم از طریق Auto می باشد.

روش کار ایجاد صفحه به صورت page wizard

نحوه ساخت صفحه از طریق page wizardمشابه ساخت گزارش از طریق ویزارد می باشد.

آشنایی با Design view برای طراحی صفحه

در قسمت راست پنجره طراحی مطابق شکلpage فیلدها ظاهر می شود و می توانید فیلدها را به روش drag & drop به قسمت طراحی page منتقل کرده و آرایش دهیم. سپس در نمای page view نتیجه آن را مشاهده کنید.

 

خلاصه فصل - تمرین عملی

آنچه آموختید:

در این فصل اموختید کار با فایلهای Html را و اینکه Http چیست .چه نوع پیوندها و لینکهایی امکان پذیر است.پیوند و لینک به صفحات اینترنتی را اموختیدو توانایی ساخت و خروج اطلاعات جدول و پرس و جو را بصورت Html یاد گرفتید.همچنین ساخت خروجی گزارشات به صورت Html را فرا گرفتید و توانایی ساخت صفحات پویا را اموختید.

تمرین عملی:

اطلاعات یکی از پرس و جو یا گزارشات خود را در قالب Html در می اورید

توانایی ارتباط Access با برنامه های دیگر Ms-Office

در این فصل می اموزید ارتباط Access با سایر برنامه های تحت Office و شناسایی اصول بکارگیری خاصیت OLE در این برنامه را و افزودن تصاویر گرافیکی به فرمها و گزارشات را می اموزید.

یکی از راه های ارتباط با برنامه Access با برنامه های دیگر تحت Office استفاده از قابلیت OLEمی باشدEmbedd-Object Link
OLE یک فناوری یکپارچگی برنامه ها است ، شما می توانید برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات بین برنامه ها بکار بگیرید . همهی برنامه های تحت از OLE پشتبانی کنند.

شناسایی اصول استفاده از OLE 32 bit

OLE Object قابلیتی است که امکان بکار گیری برنامه های تحت Office را در برنامه Access فراهم می سازد .لذا با بکارگیری نوع داده OLE Object قابل دسترسی می باشد . برای کارکردن با OLE Object مراحل زیر را دنبال کنید :

1- ابتدا فیلدی از نوع داده OLE Object بسازید .
2- سپس از منوی Insert گذینه ی Objectرا انتخاب کنید . (سپس میتوان روی رکورد فیلد Picture راست کلیک کنید Insert Object را انتخاب کنید.
3- سپس در پنجره ی Microsoft Office Access دو قابلیت برای استفاده از خاصیت OLE دارید :

1- Creat New
2- Creat form file
(الف)در صورت انتخاب Creat Newدر قسمت object type تمام محیط هایی که می توانند با Access ارتباط داشته باشد نمایش می یابد شما با انتخاب هر محیط(نرم افزار) ابتدا بایدفایل را در همان محیط
(ب) زیر وبعد در برنامه Access بکار بگیرید . مثلا با انتخاب Autocad Drawing وارد برنامه Autocad می شود .
3- نتیجه ترسیم شده جدید را با یک نام ذخیره و خارج شوید .
4- حال نام فایل ساخته شده رادر فیلد picture می بینید با کلیک روی آن وارد محیط Autocad Drawing می شود .

راه دوم بکارگیری Creat From File است . در این روش شما فایلی که می خواهید از هر نرم افزاری که موجود است می توانید بیاورید یعنی قبلا ان را ساخته اید اکنون ان را فرا می خوانید . برای انجام ان مراحل زیر را دنبال کنید.

1-در قسمت File مسیر کامل فایل مد نظر را درج می کنید و یا اینکه از Browse مسیر فایل را انتخاب می کنید با انتخاب ok فایل شما ظاهر می گردد.
2-در این برنامه یک فایل word به نام T1 را انتخاب کرده ایم مسیر فایل انتخابی در قسمت File ظاهر شد شکل OL10 سپس ok کرده نتیجه را در فیلد picture مشاهده می کنید

شناسایی افزودن تصاویر گرافیکی به فرمها و گزارشات

برای افزودن تصاویر گرافیکی به فرمها و یا گزارشات به دو صورت می توان اقدام کرد.
1- ابتدا از روش ole object توضیح داده شده در قسمت شناسایی اصول استفاده از ole object ابتدا تصویر گرافیکی را که از قبل موجود بوده فراخوانی کرده از روش Creat From File سپس جدول را ذخیره و از یکی از روشهای توضیح داده شده برای ساخت فرم ، فرم خود را می سازیم
2- در این روش مستقیما از خود فرم تصویر گرافیکی را فرا می خوانیم بدین صورت که ابتدا وارد محیط طراحی فرم شده و از منوInsert گزینه object را انتخاب می کنیم پنجره Microsoft Office Access ظاهر می گردد سپس بقیه مراحل را طبق توضیحات قسمت شناسایی اصول استفاده از ole object دنبال می کنیم تا فایل گرافیکی به فرممان اضافه شود. موارد گفته شده به طریق مشابه برای گزارشات نیز استفاده میشود.

شناسایی اصول ارتباط با نرم افزار MS-Excle

در فصلهای قبلی نحوه ارتباط فایلهای Access با نرم افزار Ms-Excle را گفته ایم. در ابتدای این فصل نیز نحوه ارتباط با ole را توضیح دادیم برای جلوگیری از تکراری شدن مطالب و برای یادگیری بهتر طبق مثالی روند ارتباط با نرم افزار Ms-Excle را دنبال می کنیم.

1- ابتدا در نمای طراحی جدول مد نظرتان فیلدی با نام Chart ایجاد کنید سپس نوع داده ان را از نوع داده ole object قرار دهید .

 



2- سپس جدول را ذخیره کرده و در نمای ورود داده شدهet View-Data She
از منوی insert گزینه object را انتخاب نموده از پنجره ظاهر شده گزینه Microsoft Excle Chart را انتخاب کنید و ok را بزنید.

3- برنامه وارد محیط Excle شده و یک نمودار از اطلاعات موجود پیش فرض نمایش می دهد.

4- وارد sheet1 شوید تا اطلاعات پیش فرض را مشاهده کنید.

4- وارد sheet1 شوید تا اطلاعات پیش فرض را مشاهده کنید.

5- شما می توانید اطلاعات موجود را حذف واطلاعات خودتان را وارد کنید و نتیجه چارت خود را در قسمت chart1 مشاهده کنید.

6- در این مثال ما فروش 3 محصول شامپو ، صابون و شوینده ها را در 6 ماه اول سال وارد و نمودار ان را بررسی کردیم .

7- با هر بار کلیک روی فیلد جدول ، وارد برنامه Excle میشوید و نتیجه قابل مشاهده است.

شناسایی اصول ارتباط با نرم افزار MS-WORD

1- با توجه به توضیحات ole object و تو ضیحات درباره ارتباط Access با نرم افزار Ms-Excle ارتباط با Ms-Word بسیار ساده می باشد. مراحل زیر را دنبال کنید تا طی مثالی با برنامه Ms-Word ارتباط برقرار نمائیم.

2- ابتدا وارد نمای طراحی جدول مورد نظرتان شده فیلدی از نوع ole object بسازید سپس جدول را دخیره وارد نمای ورود داده شده از منو insert گزینه object را انتخاب سپس از پنجره ظاهر شده نرم افزار Microsoft Word Document را انتخاب نمائید ok نموده تا وارد محیط word شوید.

 



3- حال محیط برای درج مقادیر و متنهای شما اماده است به دلخواه فایل خود را ایجاد کنید سپس ذخیره و نتیجه را روی نمای ورود داده جدول خود مشاهده نمایید .

 



شناسایی اصول ارتباط Access با برنامه های Ms-Office با توجه به مطالب گفته شده در این فصل به طریق مشابه شما قادرید با برنامه های Ms-power point ،Ms-Visio و غیره ارتباط برقرار کنید همانگونه که در مثالهایی ما به شما یاد دادیم چگونه با برنامه های Autocad و Ms-Excle و Ms-Word ارتباط برقرار نمائید.

 

خلاصه فصل - تمرین عملی

آنچه آموختید:

در این فصل اموختید ارتباط Access را با استفاده از خاصیت OLE با برنامه Ms-Excle وMs-Word و Autocad و سایر برنامه های تحت Office .

تمرین عملی:

با استفاده از خاصیت OLE به فرم و گزارشات خود تصاویر گرافیکی اضافه کنید.

 توانایی استفاده از تکنیکهای پیشرفته در Access

در این فصل کار با SQL و کار با ماکرو ها و خواص آنها را می اموزید.



شناسایی اصول کار با Structured Query Language(SQL)

مطالب زیر اکثرا از کتاب Microsoft SQL Server 7.0 Database Implementation Training انتخاب گردیده است . این کتاب به همراه CDآموزش آن به عنوان یک مرجع برای امتحانات مایکروسافت استفاده می‌شود.
جداول بکار رفته نیز همگی در SQL Server 7.0 در Database Northwind موجود هستند.
برای بکار بردن دستورات sql در بانک اطلاعاتی Access باید ابتدا یک Query از نوع Select بسازید سپس از منو View گزینه sql view را انتخاب کرده و دستوراتی که یاد می گیرید در آن درج کرده و نتیجه را مشاهده کنید.

دستور Select

این دستور که دستوری مستقل نیست و حتما باید با اجزایی بکار رود جهت ساخت پرس و جو بر روی بانک اطلاعاتی بکار می‌رود و رکوردهایی که با شرایط این دستور همخوان باشد به عنوان نتیجه پرس و جو برمی‌گرداند . چهار کلمه کلیدی وجود دارند که بخشهای ارزشمند این دستور را تشکیل می‌دهند :

1- select
2- from
3- where
4- order by

شکل کلی دستور :

 



Where شرط
Order by نام فیلد یا شماره فیلد

مثال:

Select * from customers
این دستور تمام رکوردهای جدول customers را برمی‌گرداند.
که نتیجه 91 سطر از اطلاعات این جدول خواهد بود حال اگر شرط Country ='uk' اضافه کنیم ، فقط اطلاعات مشتریان انگلیس جواب خواهند بود که به 7 سطر تقلیل می‌یابد.
select * from customers
where Country ='uk'
حال
select City,Country from customers
order by city
فقط ستونهای نام شهر (city) و نام کشور (Country) را بر گردانده و بر اساس نام شهر مرتب میکند. دستور بالا با دستور پایین هردو یک جواب را میدهند :
select City,Country from customers
order by 1
که 91 سطر بازگردانده خواهد شد . در نتیجه پرس و جو تعدادی سطر تکراری وجود دارد مانند شهر London که اگر از کلمه Distinct در Select استفاده کنیم این سطرهای تکراری حذف خواهد شد .
select distinct City,Country from customers
order by 1
و جواب 69 سطر خواهد بود.

 



استفاده از توابع در Select

1- Count : تعداد سطرهای بازگردانده شده توسط select را میشمارد.
Select Count(*) from Customers
where Country ='uk'
در اصل تعداد مشتریانی را میشمارد که در کشور انگلیس هستند. که عدد 7 جواب است.

 



2- Sum : مجموع یک فیلد عددی را برمی‌گرداند.
[Select sum(Quantity) from[order details
where productid = 11
مجموع فیلد Quantity را برای فیلدهایی که شماره محصول آنها ( Productid) برابر 11 است را محاسبه میکند.

 




استفاده از group by :

هنگامی که از توابع count و Sum به همراه یک فیلد دیگر در دستور select استفاده می‌شود از group by استفاده می‌کنیم .
به عنوان مثال دستور زیر جمع مقادیر فیلد Quantity را برای هر شماره محصول محاسبه میکند .
Select productid, sum(Quantity) as sum_qty
[from [Order Details
group by productid

که نتیجه مانند زیر خواهد بود :

productid sum_qty
----------- -----------
61 603
3 328
32 297
6 301
41 981
64 740
9 95
12 344

ماکروها

در اکسس ماکرو یک زبان برنامه نویسی ساده است که از آن برای خودکار کردن برخی از عملیات استفاده می شود. اساسا ماکرو مجموعه عملیاتی است که در پاسخ به وقوع یک واقعه یا در صورت تحقق شرایط پس از وقوع یک واقعه به دنبال هم اجرا می شوند.

برخی از کاربردهای رایج ماکرو:

1- برنامه ریزی دکمه هایی که چند عمل مثل بازکردن و بستن فرم ها را به دنبال هم انجام می دهند.
2- تعیین یا حذف فیلتر یا ترتیب مرتب سازی در فرم ها و گزارش ها
3- تغییر دادن خواص یا مقادیر کنترل ه در زمان اجرای برنامه
4- کمک کردن به تضمین قسمت ورود داده ها و ارایه پیغامهای مناسب به متصدیان ورود داده ها در صورت وقوع خطا
5- خودکار کردن عملیات تکراری
آشنایی با ماکروهایی که خواص را تغییر می دهند: در تکلیف زیر یک فرم ساده حاوی چهار کنترل است. دو تا از این کنترل ها در پاسخ به برخی از وقایع خواص دو کنترل دیگر را توسط ماکروها تغییر می دهند.

ایجاد فرم:

1- ابتدا form new design view
2- یک کنترل برچسب روی فرم قرار داده و green را با قلم 18 نقطه را برای آن قرار داده و سپس رنگ زمینه برچسب را به سبز تغییر دهید.
3- پنجره خواص properties را باز کنید و خاصیت visible را از زبانه قالبندی به no تغییر دهیم.
4- یک کنترل برچسب دیگر را درست با همان مشخصات قبلی و در همان جای کنترل قبلی ایجاد کنید. که برای این می توانید با دکمه راست موس روی کنترل قبلی کلیک کرده و کپی و در هما جا paste می کنیم.نام این برچسب را Red و رنگ ان را قرمز کنید با سایز 18
5- به دیدگاه فرم بروید و از آنجا خاصیت visible هر دو کنترل برابر no است و صفحه ای خالی را مشاهده خواهید کرد
6- به دیدگاه طراحی باز گردید و دو دکمه فرمان به فرم اضافه کنید و تیترهای این دکمه ها را به ترتیب به green و red تغییر دهید.
7- فرم را ببندید و انرا با نام red green ذخیره کنید.
این ماکرو توسط دکمه های فرمان اجرا خواهد شد.

ماکروهای خواص کنترل

1- داخل ماکرو یک new باز کرده و ستون macro name را باز کرده و نام show red را وارد کنید

2- در ستون action بروید و ردیف set value را به عنوان عمل این ماکرو انتخاب کنید

3- روی item قسمت پائین روی سه نقطه کلیک کرده تا سازنده عبارات ظاهر شود.

4- این دو ماکرو کار مشابهی را انجام می دهند و یکی از ماکروها خاصیت visible بر جسب را noو خاصیت visible بر چسب قرمز را yes می کند. ماکرو دیگر visible سبز را yes دیگری قرمز را noمی کند.

5- در دیالوگ سازنده عبارت روی all forms form دوبار کلیک کرده و سپس red green کلیک کرده تا سازنده عبارت متوجه شود که شما با این فرم کار دارید.

6- در ستون دوم جزء label را پیدا کنید و روی آْن کلیک کنید.

7- حالا در ستون سوم روی خاصیت visible کلیلک کنید

8- این عبارت باید ایجاد شود

Forms![red green]![label].visible

9- ارگومان عملیات expression را به no تغییر دهید

10-سطر دوم در ستون سوم action مجددا عملیات set value را انتخاب کنید

11-باید در قسمت item عبارت زیر را ایجاد کنید.

Forms![red green]![label].visible

12-مقدار expression را yes کنید

13- این عملیات را طوری تغییر دهید که برای show green اجرا شود و به عبارتی عکس عمل showered را انجام دهید.

حالا باید ماکروی ایجاد شده را به فرم red green متصل کنید

1- ابتدا form red green را در دیدگاه طراحی باز کرده و سپس دکمه فرمان green را خواصش را انتخاب و گزینه event را on click را انتخاب و ماکروی macroredgreen.show green را از لیست انتخاب کنید و به روش مشابه برای red انجام دهید باید ماکروی macroredgreen .show red را از on click انتخاب کنید.

2- فرم را اجرا کرده و نتیجه کار را مشاهده کنید.

Comment توضیحات درباره عملیات انتخابی ماکرو action arguments تنظیم تا آرگومانهایی که مطابق action انتخابی می باشد بطور مثال در شکل زیر ما action، open query را انتخاب می کنیم. با انتخاب این action آرگومانهای آن در شکل فعال می شود که می توانید ببینید

Query name
database
Design View
Print preview
Pivot table
Pivot chat

همه نمایشی

Data mode Add- Edit- Read-only

در صورتی که بخواهیم یک action تحت شرایط خاصی انجام شود در چنینی حالتی باید ستون condition نیز به طراحی ماکرو اضافه شود و به عبارتی که حاوی شرط مورد نظر است برای آن action نوشته شود. برای فعال کردن منو VIEW این گزینه Condition را فعال می کنیم.
اگر بخواهید چند ماکرو را تحت یک ماکرو یا یک نام ذخیره کنید بایستی macro na,e را فعال نمائید و تمام ماکروها را تحت یک ماکرو ذخیره کنید.
View macro name

نحوه اجرا macro از طریق فرم

ابتدا به نمای طراحی فرم رفته و command button ایجاد نموده و بدون فعال بودن wizard آن سپس پنجره خصوصیات آن را فعال نمائیم و از پنجره ایجاد شده tab را زده و برگ نشان event رویداد مد نظر که در اینجا on click می باشد را انتخاب می کنیم

سپس از لیست آن نام ماکرویی که ساخته ایم را انتخاب می کنیم و با رفتن به نمای form view می توان ماکرویی که ساخته ایم را از طریق فرم اجرا نمائید.

نکته : در صورتی که ماکرو از قبل نساخته باشیم و بخواهیم مستقیما از طرق فرم ابتدا ساخته سپس به کنترل فرمان command button تخصیصی دهیم و به روش قبل ابتدا عمل نمود و سپس گزینه macro builder را انتخاب می کنیم و وارد محیط macro شده و ماکرو را می سازیم و سپس از طریق فرم اجرا می کنیم.

تهیه یک Switchboard

از منوی Tools
Date base utilities
Switchboard manger

را انتخاب می کنیم ودر پنجره باز شده در آن new را انتخاب می کنیم و سپس یک اسم برای آن انتخاب می کنیم و سپس دکمه edit را انتخاب می کنیم و آیتم هایی که می خواهیم روی board قرار دهیم را اضافه می کنیم و نام فرم switch را وارد می کنیم و سپس در Tools Startup نام فرم switch را وارد می کنیم تا هنگام اجرا مستقیما این فرم اجرا شود.

 

خلاصه فصل - تمرین عملی

آنچه آموختید:

در این فصل با دستورات Sql آشنا شده و با کاربرد ماکرو ها و خواص آنها کار کرده و نحوه اجرا Macro از طریق فرم را اموختید .با تهیه یک Switchboard اشنا شدید.

تمرین عملی:

با استفاده از کاربرد Sql جمع نمرات دانش اموزان را محاسبه کنید.

 

 

 

 

  
نویسنده : مهندس شهامتی ; ساعت ٩:۱٢ ‎ق.ظ روز شنبه ٦ اسفند ۱۳٩٠
تگ ها :